Για τις μικρές επιχειρήσεις, η ανεπάρκεια ταμειακών  διαθέσιμων  μπορεί να είναι καταστροφική. Κάθε χρόνο, η ανεπάρκεια χρηματικών διαθέσιμων  αναγκάζει  πολλές μικρές επιχειρήσεις να κλείσουν. Ακόμα και ένα βραχυπρόθεσμο πρόβλημα ταμειακής ρευστότητας μπορεί να καταστήσει δύσκολη την πληρωμή  μισθοδοσίας, την πληρωμή ενοικίου ή την αγορά προμηθειών.

Υπάρχουν πολλές αιτίες που προκαλούν  ταμειακά προβλήματα. Μείωση των πωλήσεων, εποχικότητα, έκτακτα έξοδα και καθυστερημένες πληρωμές πελατών. Οι καθυστερημένες πληρωμές, ειδικότερα, επηρεάζουν πολλές μικρές επιχειρήσεις, καθιστώντας δύσκολο ακόμα και να  επιβιώσουν, πόσο μάλλον να μεγαλώσουν.

.Για να βοηθηθείτε να αποφύγετε να ενταχθείτε στις ανωτέρω περιπτώσεις , παρατίθενται κατωτέρω 6 καλές πρακτικές διαχείρισης της ταμειακής σας ρευστότητας και ανάπτυξης της επιχείρησης σας. 

1. Προβείτε σε  μια «360 μοιρών επισκόπηση »  των ταμειακών  ροών σας

Ένα από τα πρώτα πράγματα που πρέπει να κάνετε είναι να κατανοήσετε τη μεγάλη εικόνα όταν πρόκειται για την ταμιακή σας κατάσταση. Για να επιτευχθεί αυτό, θα χρειαστείτε μια κατάσταση ταμειακών ροών και μια πρόβλεψη ταμειακών ροών.

Μια κατάσταση ταμειακών ροών, όπως το τραπεζικό σας εξτρέ , σας δίνει μια παρελθούσα εικόνα της κατάστασης μετρητών σας σε μια χρονική στιγμή και  ετοιμάζεται συνήθως  στο τέλος κάθε μήνα. Είναι ένα στιγμιαία εικόνα  των μετρητών που έχουν εισρεύσει στην επιχείρησή σας (κέρδη, χρηματοδότηση κ.λπ.) και αυτών που  έχουν αναλωθεί (λογαριασμοί, μισθοδοσία, κόστος αποθεμάτων, χρέος κλπ.).

Η πρόβλεψή σας για τις ταμειακές ροές, από την άλλη πλευρά, αποσκοπεί  στον επόμενο μήνα, το τρίμηνο ή ακόμα και το έτος. Είναι ένα ανεκτίμητο εργαλείο που  σας βοηθά να προβλέψετε τυχόν προβλήματα προτού εμφανιστούν, ώστε να μπορείτε να εφαρμόσετε κατάλληλα μέτρα  για να τα μετριάσετε. Χρησιμοποιήστε δεδομένα από την κατάσταση ταμειακών ροών όπως συνήθης χρόνος καθυστέρησης  πληρωμών από  πελάτες, προβλέψεις  πωλήσεων, πλάνο  αγοράς  αποθεμάτων  και άλλες δαπάνες για να ενημερώσετε τις προβλέψεις σας.

Το περισσότερα λογιστικά λογισμικά  συμπεριλαμβάνουν αναφορές κατάστασης ταμειακών ροών και προβλέψεων που μπορούν να παραχθούν με βάση τις λογιστικές καταχωρήσεις  Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε το εργαλείο προβλέψεων  ταμειακών ροών από τη βιβλιοθήκη του ΚΕΜΕΛ.

2. Βοηθήστε τους πελάτες σας να σας πληρώσουν ταχύτερα

Τα απλήρωτα τιμολόγια αποτελούν σημαντικό παράγοντα των ταμειακώνροών. Οι μελέτες δείχνουν ότι το κόστος των απλήρωτων τιμολογίων μικρών επιχειρήσεων είναιμεγάλο πρόβλημα. Αλλά μπορείτε να πάρετε τον έλεγχο και να κλείσετε το χάσμα μεταξύ τιμολόγησης και πληρωμής. Πιο κάτωκαταγράφονται μερικές μόνο ιδέες:

• Έγκαιρη τιμολόγηση - Μην αναβάλλετε την τιμολόγηση μέχρι το τέλος του μήνα, καθώς αυτό θα καθυστερήσει απλά το χρόνο που χρειάζεται για να εισρεύσουν τα μετρητά στον τραπεζικό σας λογαριασμό. Αντ 'αυτού, τιμολογήστε αμέσως  μόλις ολοκληρώσετε την συναλλαγή. Αν πρόκειται περί έργου που  είναι μεγάλο ή σε εξέλιξη, ρυθμίστε να χρεώνετε μηνιαίως ή ακόμη και να χρησιμοποιείτε χρεώσεις με την επίτευξη στόχων  ώστε να μπορείτε να τιμολογείτε με την ολοκλήρωση κυρίων φάσεων του έργου και να λαμβάνετε ταχύτερα πληρωμές.

• Μάθετε πώς προτιμούν οι πελάτες σας να πληρώνουν - Πολλές μεγάλες εταιρείες χρησιμοποιούν την  άμεση κατάθεση ή πληρωμή  μέσω αυτόματων συστημάτων πληρωμής. Μάθετε τι χρησιμοποιεί ο πελάτης σας και βεβαιωθείτε ότι έχετε διασφαλίσει το κατάλληλο  μέσο πληρωμής. Αυτό θα ελαχιστοποιήσει τα προβλήματα καθυστερημένων πληρωμών λόγω τεχνικών δυσκολιών.

• Μελετήστε το σχεδιασμό του τιμολογίου σας - Δεν αναφερόμαστε σε εντυπωσιακά γραφικά, αλλά η σαφήνεια, η καθαρότητα και το περιεχόμενο του τιμολογίου σας έχουν σημασία. Συμπεριλάβετε σημαντικά στοιχεία επικοινωνίας, προκείμενους τρόπους  πληρωμής (με σχετικούς  συνδέσμους αν είναι δυνατόν), όρους πληρωμής (όπως συμφωνήθηκε το συμβόλαιό σας), εύχρηστες γραμματοσειρές κ.ο.κ.

• Χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο τιμολόγησης - Υπάρχουν πολλά εργαλεία τιμολόγησης στην αγορά χαμηλού κόστους, που μπορούν να σας βοηθήσουν να τιμολογήσετε και άρα να πληρωθείτε  γρηγορότερα. Πρόκειται για μηχανογραφικές εφαρμογές που διευκολύνουν τη δημιουργία τιμολογίων, την παρακολούθηση πληρωμών, την έκδοση αυτόματων υπενθυμίσεων και την ενσωμάτωση των πληρωμών στα συστήματα λογιστικής

•  

3. Να είστε προσεκτικοί με τα οφειλόμενα τιμολόγια

Δημιουργήστε ένα σύστημα με το οποίο να παρακολουθείτε  ποια τιμολόγια  είναι ανοιχτά, ή ακόμα καλύτερα, ποια πλησιάζουν την καταληκτική  ημερομηνία πληρωμής, ώστε να μπορείτε να παρακολουθήσετε  τις αναμενόμενες πληρωμές το συντομότερο δυνατόν. Ανάλογα με τον αριθμό των  πελατών σας, ένα υπολογιστικό φύλλο excel είναι ένα αποτελεσματικό  εργαλείο  για να ξεκινήσετε, αλλά τα πράγματα γίνονται πολύ πιο εύχρηστα όταν χρησιμοποιείτε μηχανογραφημένη λογιστική.

4. Δημιουργήστε σχέση με αυτόν που εκτελεί τη πληρωμή σας

Γνωρίζοντας το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του υπαλλήλου του πελάτη σας που εκδίδει τις επιταγές σας η τις τραπεζικές εντολές πληρωμής σας είναι μεγάλο πλεονέκτημα.  Οι περισσότερες σχέσεις B2B αφορούν πωλήσεις, μάρκετινγκ ή άλλο προσωπικό εκτός του  λογιστηρίου. Αλλά αν μπορείτε να γνωρίζεται  το προσωπικό  που είναι υπεύθυνο για τους  πληρωτέους λογαριασμούς, είστε σε ισχυρότερη θέση για να λάβετε απαντήσεις σχετικά με το σε πιο στάδιο βρίσκεται η πληρωμή σας και να  πιέσετε άμεσα αν υπάρχουν καθυστερήσεις.

5. Διατηρείτε ταμειακό απόθεμα ασφάλειας

Ένας τρόπος αντιμετώπισης προβλήματος  ταμειακής ρευστότητας  είναι να διατηρείτε ένα ταμειακό απόθεμα ασφαλείας σε κάποιο τραπεζικό λογαριασμό.  Αυτό δεν είναι πάντα εύκολο, ειδικά αν ανησυχείτε ότι δεν θα έχετε αρκετά μετρητά για άμεση διάθεση. Οι περισσότεροι οικονομικοί αναλυτές  προτείνουν  οι ιδιώτες και οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να έχουν επαρκή ταμιακά αποθεματικά  3-6 μηνών για να καλύψουν τα έξοδά τους. Αυτό εξαρτάται από το επίπεδο της προσωπικής σας οικονομικής κατάστασης. Προσπαθήστε να ξεκινήσετε μικρές ταμειακές εισφορές  στον αποθεματικό λογαριασμό τις οποίες  να αυξάνετε με την πάροδο του χρόνου,  και χρησιμοποιήσετε τις προβλέψεις σας για ταμειακές ροές ώστε  να ενημερώσετε το σχέδιο αποταμίευσης σας

Μια άλλη πηγή ταμειακού αποθεματικού  είναι μια τραπεζική γραμμή πίστωσης (credit line). Σε αντίθεση με τα παραδοσιακά δάνεια, μια πιστωτική γραμμή σας δίνει μεγαλύτερη ευελιξία γατί μπορεί να χρησιμοποιηθεί όταν τη χρειάζεστε --  πχ. για τη χρηματοδότηση πρόσληψης προσωπικού και τη διενέργεια  προμηθειών ή να τη αξιοποιήσετε ως δίχτυ ασφαλείας όταν αντιμετωπίζετε περιόδους ταμιακής στενότητας. Βεβαιωθείτε ότι κάνετε αίτηση για τη πιστωτική κατά τη διάρκεια μιας υγιούς οικονομικά περιόδου και στη συνέχεια, όταν χρειαστείτε μετρητά, δανεισθείτε με τη χρήση της και αποπληρώστε  όταν δεν τα χρειάζεστε πλέον.

6. Να ενεργείτε στρατηγικά ως προς την ανάπτυξη σας

Η ταχεία ανάπτυξη μπορεί συχνά να προκαλέσει ταμειακά προβλήματα .Το να κερδίσετε μια νέα σύμβαση, για παράδειγμα, μπορεί να σημαίνει ότι πρέπει να επενδύσετε σε νέους υπαλλήλους. Αν όμως, οι  όροι πληρωμής είναι 30, 60 ή ακόμη και 90 ημερών, τότε μπορεί να οδηγήσουν σε κρίση ρευστότητας  κατά την ημέρα πληρωμής των μισθών.

Μην αποφεύγετε τις ευκαιρίες ανάπτυξης, αλλά χρησιμοποιήστε την πρόβλεψη ταμιακών ροών  για να παρακολουθήσετε πόσος χρόνος θα χρειαστεί για να εισπράξετε το χρέος που έχετε αναγκαστεί να δημιουργήσετε λόγω της ανάπτυξης  (να θυμάστε ότι μια πιστωτική γραμμή μπορεί επίσης να βοηθήσει σε αυτήν την φάση). Βλέπετε  κάθε πελάτη ως επένδυση και ρωτήστε: έχετε κέρδος και πόσο καιρό θα πάρει για να το εισπράξετε?

Πηγή: Ελεύθερη απόδοση στα Ελληνικά δεδομένα από μέλη του ΚΕΜΕΛ https://www.score.org/blog/6-ways-manage-cash-flow-your-small-business