Η διαχείριση των ταμειακών ροών είναι το κλειδί για την επιτυχία πολλών νέων και αναπτυσσόμενων μικρών επιχειρήσεων. Τα μετρητά (στο ταμείο και την τράπεζα) είναι το καύσιμο για να λειτουργήσει. Ως εκ τούτου, οι επιχειρηματίες πρέπει να  εστιάζουν  κυρίως  στα μετρητά / ταμειακές ροές και όχι μόνο στα  έσοδα ή άλλα οικονομικά μεγέθη. Με άλλα λόγια, να εστιάζουν στη ρευστότητα της επιχείρησης.

Σύμφωνα με την U.S. Small Business Administration,  η οποία είναι μια κυβερνητική υπηρεσία των Ηνωμένων Πολιτειών που παρέχει υποστήριξη σε επιχειρηματίες και μικρές επιχειρήσεις, σχεδόν οι μισές από όλες τις μικρές επιχειρήσεις αποτυγχάνουν στα πρώτα πέντε χρόνια. Δεν απέχει αυτό πολύ από την Ελληνική πραγματικότητα.

O κύριος λόγος για αυτό το φαινόμενο φαίνεται να είναι η κακή διαχείριση των ταμειακών ροών. Δηλαδή πρόβλημα ρευστότητας. Θα κατανοήσετε το πρόβλημα αυτό καλύτερα από τις παρακάτω ερωτήσεις και απαντήσεις:

1. Ερώτηση: Γιατί η αποτελεσματική διαχείριση των ταμειακών ροών είναι τόσο σημαντική για κάθε επιχείρηση, ειδικά αν είναι  νέα, μικρή, ή αναπτυσσόμενη επιχείρηση;

Το να έχεις πολύ λίγα μετρητά αποτελεί  συχνά το κορυφαίο λόγο για τον οποίο αποτυγχάνει μια επιχείρηση. Η καλή διαχείριση των ταμειακών ροών  προσφέρει σταθερότητα, παρέχει τη δυνατότητα επιλογής πελατών, προμηθευτών και προσωπικού, διευκολύνει τη διαπραγμάτευση των καλύτερων όρων με προμηθευτές, συμβάλει στο σχέδιο ανάπτυξης κ.λπ.

Οι ταμειακοί πόροι που διαθέτουν οι  νέες και οι μικρές επιχειρήσεις είναι συνήθως περιορισμένοι . Επομένως πρέπει να γνωρίζετε πως θα μπορέστε να αντεπεξέλθετε στις υποχρεώσεις σας είτε είναι μισθοδοσία  του μήνα, είτε να πληρώσετε τους προμηθευτές και να εκμεταλλευτείτε και να επωφεληθείτε από τις τυχόν εκπτώσεις που προσφέρονται, η να αναλάβετε νέες εργασίες, κ.λπ. για να διευκολύνετε την ανάπτυξη της εταιρείας σας. Και φυσικά να πληρώσετε τον ιδρυτή / διαχειριστή. Πρέπει να γνωρίζετε το ποσό των μετρητών που έχετε στο ταμείο και στη τράπεζα στο τέλος κάθε ημέρας.

Η συγκέντρωση κεφαλαίων από εξωτερικές πηγές είναι μια πολύ χρονοβόρα διαδικασία και συνήθως λειτουργεί ανασταλτικά στη διαχείριση της  καθημερινότητας. Αφού έχετε συγκεντρώσει κεφάλαια, χρησιμοποιήστε τα με σύνεση για να μπορείτε να ασχοληθείτε με την ανάπτυξη  της επιχείρησης, χωρίς να βρίσκεστε σε διαρκή διαδικασία ανεύρεσης και  συλλογής κεφαλαίων.

2. Ερώτηση: Ποιες είναι οι κορυφαίες παρερμηνείες η παρανοήσεις  σχετικά με τη διαχείριση ταμειακών ροών;

• Παρανόηση # 1. Για τη διαχείριση των ταμειακών ροών χρειάζεστε ειδικές δεξιότητες

Στην πραγματικότητα, η ταμειακή ροή είναι ευκολότερο να υπολογιστεί από το εισόδημα με όλους τους λογιστικούς κανόνες. Η έχετε τα μετρητά, ή δεν έχετε. Κάντε πρόβλεψη των μετρητών που εισρέουν και των μετρητών που εκρέουν,  και το έχετε το αποτέλεσμα . Φυσικά, χρειάζεστε να έχετε μια σαφή αντίληψη της δυναμικής της επιχείρησής σας και τι την κάνει να λειτουργεί εύρυθμα. Επίσης πρέπει  να γνωρίζετε τα οικονομικά της θέματα  για να είστε ένας αποτελεσματικός και επικερδής επιχειρηματίας.

• Παρανόηση # 2. Χρειάζεται να προετοιμάσετε  μια ταμειακή ροή μόνο μία φορά το χρόνο, όταν σχεδιάζετε τον προϋπολογισμό σας.

Δεν είναι αλήθεια. Θα χρειαστεί να φτιάνετε ταμειακές ροές κάθε μήνα, με κυλιόμενη δωδεκάμηνη πρόβλεψη. Αν η εταιρεία αντιμετωπίζει πρόβλημα μετρητών, τότε οι εβδομαδιαίες  και ίσως ημερήσιες προβλέψεις να είναι απαραίτητες  – για να δείτε εάν θα μπορείτε να αντεπεξέλθετε στις υποχρεώσεις σας  όπως μισθοδοσία, φόροι, κλπ.

• Παρανόηση # 3. Εάν η εταιρεία  είναι κερδοφόρα, δεν υπάρχει περίπτωση  να αντιμετωπίζετε πρόβλημα ρευστότητας

Αυτό δεν είναι αληθές , βλ. Απάντηση στην επόμενη ερώτηση.

3. Ερώτηση: Μπορεί μια επιχείρηση, παρόλο που έχει πολλούς πελάτες και είναι κερδοφόρα,  να αντιμετωπίζει πρόβλημα ρευστότητας;

Συχνά οι αναπτυσσόμενες εταιρείες  πιάνονται εξαπίνης  όταν αντιμετωπίζουν πρόβλημα  μετρητών. Καθώς μεγαλώνετε, θα χρειαστεί να κατασκευάσετε περισσότερα  και νέα προϊόντα ή να προσλάβετε προσωπικό - αν είστε  επιχείρηση παροχής υπηρεσιών - και στις δύο περιπτώσεις, κάνετε δαπάνες  πριν από την πραγματοποίηση πωλήσεων. Ως εκ τούτου, ξοδεύετε μετρητά πριν να εισπράξετε από  πωλήσεις προϊόντων η υπηρεσιών.

Περαιτέρω, δίνοντας στους πελάτες πίστωση επί των πωλήσεων, επιδεινώνεται η οικονομική σας κατάσταση.  Έχετε κάνει την πώληση, αλλά θα εισπράξετε μετρητά από την πώληση σε 30 ή 60 η σε περισσότερες ημέρες (η και καθόλου). Μπορείτε να καταγράφετε πωλήσεις  αλλά δεν συνοδεύονται  απαραιτήτως με μετρητά που εισπράττονται  ταυτόχρονα.

4. Ερώτηση: Ποια είναι κάποια από τα πιο συχνά λάθη που κάνουν οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων όταν πρόκειται για διαχείριση ταμειακών ροών;

• Λάθος # 1. Δεν κάνουν μηνιαία κυλιόμενη πρόβλεψη ταμειακών ροών για 12 μήνες.

Είναι σημαντικό να μπορείτε να προβλέψετε  πότε μπορεί να υπάρξει έλλειψη μετρητών, ώστε να μπορείτε να αναλάβετε αποτελεσματική δράση. Αν δεν χρηματοδοτήσετε την επιχείρηση από τον προσωπικό σας λογαριασμό, τα περισσότερα άλλα μέσα για να λάβετε χρηματοδότηση χρειάζονται κάποιο χρόνο - ένα τραπεζικό δάνειο, κάποιος επενδυτής,  εκστρατεία crowdfunding, κλπ.

Εάν δεν έχετε το περιθώριο χρόνου για να αποκτήσετε εξωτερική χρηματοδότηση, τότε δεν θα έχετε άλλη επιλογή, παρά να χρηματοδοτήσετε την εταιρεία μόνοι σας ή να αποδεχθείτε οποιουσδήποτε  όρους κάποιου  χρηματοδότη, η ακόμα και να κλείσει η επιχείρηση..

• Λάθος # 2. Πιστεύουν ότι η ταμειακή ροή είναι η δουλειά του λογιστή

Ο λογιστής κάνει την καταγραφή και παρακολουθεί τα οικονομικά που έχουν ήδη εκτελεστή. Ασχολείται με το παρελθόν.  Ο επιχειρηματίας όμως βλέπει μπροστά. Είναι η ατμομηχανή της εταιρείας και ο ρόλος του είναι να την οδηγεί στην ανάπτυξη και την κερδοφορία,  αλλά πρέπει να γνωρίζει ποιος θα είναι ο αντίκτυπος των αποφάσεων / ενεργειών του στην ρευστότητα της εταιρείας.

• Λάθος # 3. Δεν έχουν "Σχέδιο Β".

Εάν υπάρχει μια ταμειακή κρίση, πώς θα την αντιμετωπίσετε / χειριστείτε; Ποιο είναι το προσωπικό και οι δαπάνες που θα μειώσετε, ποιούς προμηθευτές θα  πληρώσετε με καθυστέρηση, και τι άλλα μέτρα θα λάβετε για να διατηρηθεί  θετική ρευστότητα; Φυσικά, θα χρειαστεί να παρακολουθείτε και να επικαιροποιείτε τα μέτρα αυτά - όταν συμβαίνει μια κρίση μετρητών - αλλά είναι καλό να έχετε προγραμματίσει σχετικές παρεμβάσεις εκ των προτέρων.

• Λάθος # 4. Θεωρούν ότι ποτέ δεν έχουν αρκετά μετρητά

Το να έχεις ταμειακά διαθέσιμα είναι  προφανώς μεγάλο πλεονέκτημα. Τα υπερβολικά μεγάλα ταειακά αποθέματα όμως,  είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους πολλές εταιρείες αποτυγχάνουν. Τα ποσά αυτά προκύπτουν ίσως επειδή ο επιχειρηματίας είναι  πολύ συντηρητικός και δεν είναι  πρόθυμος να αναλάβει κάποιο κίνδυνο σε νέες ευκαιρίες που προκύπτουν, η να επενδύσει σε εξοπλισμό και σε προσωπικό. Όλα αυτά, μακροχρόνια, μπορεί να επηρεάσουν αρνητικά την επιχείρηση.

• Λάθος # 5. Νομίζουν ότι τα γεγονότα θα είναι ακριβώς όπως τα προϋπολόγιζαν ένα χρόνο πριν

Αυτό δεν είναι το περιβάλλον στο οποίο λειτουργεί η μικρή επιχείρηση. Υπάρχουν συνέχεια αλλαγές. Ως εκ τούτου, στον προϋπολογισμό πρέπει να ληφθούν υπόψη τυχόν απρόβλεπτα - όπως, ότι δεν θα πραγματοποιηθούν όλες οι πωλήσεις, ή  θα χρειαστούν περισσότερα έξοδα.

• Λάθος # 6. Δεν κάνουν αυτά που αναφέρονται στην επόμενη ερώτηση ως μέρος της ορθής πρακτικής διαχείρισης ταμειακών ροών

5. Ερώτηση: Ποιοι είναι οι τρόποι με τους οποίους οι επιχειρήσεις μπορούν να αντιμετωπίσουν τις ελλείψεις και τις δυσκολίες των ταμειακών ροών πριν να είναι πολύ αργά;

Τι μπορείτε να κάνετε μόνοι σας

• Προετοιμάστε πρόβλεψη ταμειακών ροών με σκοπό να  σας προειδοποιεί για πιθανές δυσκολίες προτού συμβούν

• Κτίστε εύλογα  ταμειακά αποθέματα κατά τη διάρκεια των θετικών κύκλων των ταμειακών ροών που θα χρησιμοποιηθούν κατά την αναπόφευκτη ύφεση

• Φτιάξτε ένα  γενικό προϋπολογισμό που θα τον τηρείτε, αλλά  να μην εγκλωβιστείτε σε αυτόν. Επωφεληθείτε από τυχόν νέες ευκαιρίες η  κάντε πίσω από προγραμματισμένες ενέργειες όταν χρειάζεται.

Τι μπορείτε να κάνετε με τους πελάτες

• Έγκαιρη αποστολή των τιμολογίων με σωστές πληροφορίες.

• Βεβαιωθείτε ότι οι πελάτες γνωρίζουν ξεκάθαρα πότε πρέπει να πληρώσουν  (λέγοντας, πχ,  στο  τιμολόγιο  ότι η ημερομηνία πληρωμής είναι η 3η Οκτωβρίου αντί να  λέει ότι το τιμολογημένο ποσό οφείλεται σε 30 ημέρες).

• Παρακολουθήστε επιμελώς τις απαιτήσεις σας και καλέστε τους πελάτες εάν αργήσουν να σας πληρώσουν

• Κάνετε έναν πιστωτικό έλεγχο στους πελάτες πριν να τους πωλήσετε με πίστωση - είναι σημαντικό για να μην βρεθείτε στη δυσάρεστη θέση να πρέπει να κινηθείτε νομικά ή και να πρέπει να διαγράψετε την οφειλή  ή να κάνετε πρόβλεψη για επισφάλεια

• Προσφέρετε  εκπτώσεις  για άμεση πληρωμή

• Αν έχετε μηνιαία συμβόλαια, προσπαθήστε να τα κάνετε ετήσια. Αν έχετε ετήσιες συμβάσεις, δοκιμάστε να τις κάνετε για 2-3 χρόνια.

• Παρέχετε διάφορες επιλογές πληρωμής για τους πελάτες - πιστωτική κάρτα, Pay Pal, τραπεζική μεταφορά ή κάποια άλλη μορφή ηλεκτρονικής πληρωμής. Η πληρωμή με επιταγή μπορεί να είναι πιο χρονοβόρα.

Τι μπορείτε να κάνετε με τους προμηθευτές

• Επωφεληθείτε από όλες τις εκπτώσεις άμεσης πληρωμής

• Διαπραγματευθείτε για διευρυμένους όρους πίστωσης

• Πληρώστε όλους τους λογαριασμούς εγκαίρως

Τι πρέπει να κάνετε με τη τράπεζα

• Φροντίσετε να έχετε πιστωτικό όριο η, αν έχετε ένα, προσπαθήσετε να το διευρύνετε. Ο καλύτερος χρόνος για να πάρετε ένα πιστωτικό όριο είναι όταν δεν το χρειάζεστε.

 Για να Ανακεφαλαιώσουμε

Θα συμφωνείτε ότι η ταμιακή ρευστότητα είναι το κλειδί της επιτυχίας μιας επιχείρησης.  «Τα μετρητά είναι βασιλιάς». Αν τα έχετε, μπορείτε να λειτουργήσετε και να αναπτύξετε την επιχείρησή σας κατά τρόπο ομαλό και να επωφεληθείτε από τις διαγραφόμενες ευκαιρίες. Εάν δεν διαθέτετε επαρκή μετρητά, θα είναι ένας αγώνας, και θα αναγκαστείτε να βρείτε τρόπους να διαχειριστείτε τη ρευστότητα της επιχείρησης με τους τρόπους που αναφέρθηκαν παραπάνω η και άλλους που εσείς θα επινοήσετε.

Πηγή: Ελεύθερη απόδοση στα Ελληνικά δεδομένα από μέλη του ΚΕΜΕΛ https://www.score.org/blog/cash-king-cash-management-best-practices