Ο όρος  διαχείριση αποθεμάτων ίσως σας προκαλεί αρνητικά συναισθήματα ή ίσως σας θυμίζει τραυματικές εμπειρίες από μία απογραφή που κάνατε στο παρελθόν σε μία αποθήκη , όταν έπρεπε να περάσετε ώρες μετρώντας ένα - ένα με το χέρι ατελείωτες σειρές κουτιών ή ράφια με ρούχα. Αλλά τώρα, ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης, έχετε πιθανώς συνειδητοποιήσει ότι ο έλεγχος των αποθεμάτων που βρίσκονται στην αποθήκη σας δεν περιορίζεται απλά σε μία απογραφή, αλλά και είναι απολύτως απαραίτητος αν σκοπεύετε να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική επιχείρηση και να κερδίσετε χρήματα από αυτήν.

Διαχειρίζεσθε άραγε τα αποθέματά σας με τον καλύτερο δυνατό τρόπο;
Στη σημερινή ανταγωνιστική αγορά, δεν έχετε την πολυτέλεια να χάσετε χρήματα για οποιοδήποτε λόγο στο πλαίσιο των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων σας. Και αν τυχαίνει να ανήκετε σε ένα σημαντικό ποσοστό ιδιοκτητών μικρών επιχειρήσεων που εξακολουθούν να κάνουν απογραφή με το χέρι και να τηρούν χειρόγραφες καρτέλες ή έστω να πληκτρολογούν δεδομένα στον Η/Υ, τότε αυτοί οι εφιάλτες απογραφής θα μπορούσαν να γίνουν πολύ πραγματικοί μια και τα ανθρώπινα λάθη είναι αναπόφευκτα.

Αποφύγετε την απώλεια χρημάτων μέσω ενός αυτοματοποιημένου συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων
Όταν μεταβαίνετε από τη χειρόγραφη διαχείριση των αποθεμάτων σας σε ένα αυτόματο σύστημα γραμμωτού κώδικα (BARCODE), εξοικονομείτε χρόνο και χρήμα σε πολλά διαφορετικά επίπεδα, τα οποία περιλαμβάνουν:

1. Μείωση απωλειών από προϊόντα  με ημερομηνία λήξης

Εάν εμπορευόσαστε προϊόντα που έχουν  ημερομηνίες λήξης, όπως είναι τα τρόφιμα ή  τα καλλυντικά, υπάρχει ο κίνδυνος  να αλλοιωθούν ή να καταστούν άχρηστα  αν δεν πωληθούν έγκαιρα. Και χαλασμένα προϊόντα σημαίνουν ότι ένα μέρος από τα έξοδά που κάνατε για να τα προμηθευθείτε οδηγούνται στα σκουπίδια ή τον υπόνομο, μαζί με τα πιθανά κέρδη σας. Για παράδειγμα, οι ΗΠΑ δαπανούν περισσότερα από 218 δισεκατομμύρια δολάρια για την καλλιέργεια, τη μεταποίηση, τη μεταφορά και τη διάθεση τροφίμων που δεν καταναλώνονται αλλά πετιούνται λόγω κακής διαχείρισης. Σύμφωνα με τις ίδιες έρευνες  εκτιμάται ότι υπάρχει ετήσιο δυναμικό επιχειρηματικών κερδών ύψους 1,9 δισ. Δολαρίων από την εξοικονόμηση εξόδων μέσω της εφαρμογής  διαφόρων στρατηγικών για την ανακύκλωση και την πρόληψη της απόρριψης τροφίμων. Είναι σαφές ότι ένα σωστό σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων μπορεί να είναι η πρώτη γραμμή άμυνας ενάντια στην αλλοίωση των εμπορευμάτων που έχετε στην αποθήκη σας. Θα σας επιτρέψει να έχετε πρόσβαση σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο για να γνωρίζετε τον κύκλο ζωής του αποθέματός σας και οι εργαζόμενοι των αποθηκών σας θα μπορούν να τακτοποιήσουν τα διάφορα  αντικείμενα με τρόπο που να εξασφαλίζει ότι τα παλαιότερα προϊόντα θα πωληθούν πρώτα και βέβαια πριν λήξουν.

2. Μείωση αποθεμάτων χωρίς ζήτηση

Η ημερομηνία λήξης δεν είναι ο μόνος λόγος που ένα ή περισσότερα προϊόντα σας προκαλούν οικονομική ζημιά. Σαν "νεκρά απόθεματα" χαρακτηρίζουμε εκείνα τα προϊόντα  που δεν μπορούν να πωληθούν και υπάρχουν πολλοί πιθανοί λόγοι: έχουν βγει από την μόδα, είναι εκτός εποχής ή απαξιώθηκαν επειδή βγήκαν στην αγορά άλλα καλύτερα ή ακόμα και για άλλο άσχετο λόγο.

Συνήθως ένα εμπόρευμα χαρακτηρίζεται  «νεκρό» όταν παραμένει ακίνητο στο ράφι για 12 μήνες. Και στην περίπτωση αυτή, ένα αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων θα σας δώσει τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να παραγγείλετε την σωστή ποσότητα αυτών των συγκεκριμένων εμπορευμάτων ή να μην τα παραγγείλετε καθόλου. Οι αναφορές πωλήσεων μπορούν να σας βοηθήσουν να αναγνωρίσετε αν ένα εμπόρευμα είναι "νεκρό" πριν προβείτε σε νέα παραγγελία. Αυτές οι αναφορές είναι χρήσιμες τόσο για τους διανομείς προϊόντων όσο και στις μικρές επιχειρήσεις που επιθυμούν να αγοράσουν νέα προϊόντα και να αντικαταστήσουν άλλα. Μην ξεχνάτε ότι τα νεκρά αποθέματα δεσμεύουν κεφάλαια κίνησης και τα στερούν από άλλες δραστηριότητες της επιχείρησής σας.

3. Μείωση κόστους αποθήκευσης

Τα έξοδα αποθήκευσης κυμαίνονται ανάλογα με τις ποσότητες που αποθηκεύετε κατά τη διάρκεια μιας δεδομένης περιόδου. Όταν το κατάστημά σας παραλάβει και διατηρήσει πάρα πολλά προϊόντα ταυτόχρονα ή αποθηκεύσει  ένα προϊόν που αποδεικνύεται ότι είναι δύσκολο να πουληθεί, το κόστος αποθήκευσης θα αυξηθεί είτε λόγω της δέσμευσης μεγαλύτερου κεφαλαίου,  είτε λόγω αυξημένων αναγκών σε χώρους και εσωτερικές διακινήσεις. Ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων μπορεί να βοηθήσει στη πρόβλεψη ποιά εμπορεύματα  πωλούνται και ποιά όχι, καθώς και σε προώθηση στοχευμένων πωλήσεων. Αυτή η ακριβέστερη πρόβλεψη σάς βοηθά να λαμβάνετε πιο τεκμηριωμένες αποφάσεις αγοράς, αποφεύγοντας το υψηλό κόστος αποθήκευσης και εξοικονομώντας χρήματα..

Η διαχείριση αποθεμάτων βελτιώνει τις ταμειακές ροές

Αν κάνετε αυτά που προαναφέραμε, σίγουρα θα είστε ευχαριστημένοι με τα χρήματα που θα εξοικονομήσετε με την πάροδο του χρόνου. Αλλά, η σωστή διαχείριση των αποθεμάτων μπορεί επίσης να βελτιώσει και τις ταμειακές ροές. Έχετε ήδη πληρώσει για το απόθεμα που έχετε στην αποθήκη σας και ελπίζετε να πουλήσετε τα εμπορεύματα αυτά και να αποκομίσετε κέρδος. Στο τέλος - τέλος, έχετε λογαριασμούς να πληρώσετε και δεν μπορείτε να πιστεύετε ότι ο εκμισθωτής της αποθήκης σας θα δεχθεί να του πληρώσετε το ενοίκιο με εμπόρευμα πχ με μπλουζάκια.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πρέπει να συνυπολογίσετε το κόστος της διαχείρισης των αποθεμάτων σας στις συνολικές ταμειακές σας ροές. Επηρεάζει τις πωλήσεις, διότι σας πληροφορεί πόσα εμπορεύματα διαθέτετε και πόσα θα πρέπει να πουλήσετε. Επιπλέον, επηρεάζει τα έξοδα, με αναφορές σε πραγματικό χρόνο σχετικά με το τι πρέπει να αγοράσετε. Και οι δύο αυτοί πρωταρχικοί παράγοντες επηρεάζουν άμεσα πόσα μετρητά έχετε διαθέσιμα. Επιπλέον, ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων σας βοηθά να προγραμματίσετε έγκαιρα τις προμήθειές σας και να εξασφαλίσετε ότι αγοράζετε τις σωστές ποσότητες προϊόντων και ότι έχετε στην άκρη αρκετά διαθέσιμα μετρητά για να πληρώσετε τους προμηθευτές σας όταν έλθει η ώρα.

 Απλές προτάσεις για μία σωστή διαχείριση αποθεμάτων:

1. Ελάχιστο αποδεκτό απόθεμα

Με τον όρο αυτό  εννοούμε τις ελάχιστες ποσότητες των προϊόντων που πρέπει να βρίσκονται στα ράφια της αποθήκης σας ανά πάσα στιγμή. Όταν το επίπεδο του αποθέματός σας πέσει κάτω από αυτά τα προκαθορισμένα επίπεδα, σημαίνει ότι ήρθε η ώρα να παραγγείλετε ξανά στον προμηθευτή σας. Αυτά τα επίπεδα προκύπτουν από το πόσο γρήγορα πωλούνται τα εμπορεύματα και πόσο καιρό χρειάζεται για να έλθει η νέα παραλαβή (ή να γίνει νέα παραγωγή) και να επανέλθει το απόθεμα στα σωστά επίπεδα. Και να έχετε κατά νου ότι οι συνθήκες αλλάζουν, οπότε πρέπει να ελέγχετε τα επίπεδα αυτά τακτικά για να βεβαιωθείτε ότι εξακολουθούν να είναι σωστά και να κάνετε προσαρμογές αν χρειαστεί.

2. First-In First-Out (FIFO)

Αυτή είναι μια πολύ σημαντική αρχή για μία ορθή διαχείριση των αποθεμάτων. Σημαίνει ακριβώς όπως ακούγεται. Το απόθεμα που μπαίνει στην αποθήκη σας πρώτο (first-in) πρέπει να πωληθεί πρώτο (first-out), και όχι το νεότερο απόθεμα. Αυτή η έννοια είναι ιδιαίτερα σημαντική για τα ευαίσθητα προϊόντα για να αποφευχθεί η αλλοίωσή τους. Ωστόσο, η FIFO είναι επίσης μια καλή ιδέα και για όλα τα υπόλοιπα. Εάν κάτι πχ. κατά λάθος παραπέσει στο πίσω μέρος του ραφιού και ξεχαστεί, τότε ίσως να φθαρεί, ή ίσως να περάσει η μόδα του, ή να απαξιωθεί χωρίς να το πάρετε χαμπάρι που σημαίνει ζημιά για την εταιρία σας.

3. Καλές σχέσεις με προμηθευτές

Η διαχείριση αποθεμάτων δεν αφορά μόνο την τεχνολογία ή τα αποθέματα προϊόντων στα ράφια. Επηρεάζει και επηρεάζεται από τις σχέσεις μεταξύ των ανθρώπων που εμπλέκονται στην αλυσίδα εφοδιασμού. Από τις αιφνιδιαστικές και απρογραμμάτιστες επιστροφές προϊόντων που δεν κινούνται  μέχρι τις επείγουσες παραγγελίες δημοφιλών προϊόντων ή τις επιστροφές για ποιοτικούς λόγους, κλπ, συχνά δημιουργούνται τριβές και εντάσεις. Είναι  όμως σημαντικό να διατηρήσουμε καλές εργασιακές σχέσεις με τους προμηθευτές μας. Αυτές οι καλές προσωπικές  σχέσεις θα μπορούσαν να φανούν χρήσιμες την μέρα που θα υπάρξει πρόβλημα. Έχετε κάθε συμφέρον να διατηρήσετε την διαδικασία παραγγελιών και επιστροφών σας πιο ομαλή.

Oι Ιαπωνικές εταιρίες είναι πρωτοπόρες στην ελαχιστοποίηση των αποθεμάτων τους, αντί να διατηρούν μεγάλα αποθέματα απλά και μόνον για τη (σπάνια) περίπτωση που ίσως τα χρειαστούν…..

Πηγή: Ελεύθερη απόδοση για τα Ελληνικά δεδομένα από μέλη του ΚΕΜΕΛhttps://www.score.org/blog/3-inventory-management-problems-and-how-avoid...