Εάν ξεκινάτε μια μικρή επιχείρηση, πιθανότατα έχετε κατά νου κάποια βασικά οικονομικά δεδομένα:  πόσο να χρεώνετε, πόσο θέλετε να κερδίζετε κάθε χρόνο κλπ. Αλλά πιθανότατα δεν έχετε δημιουργήσει κάποιο  σχετικό οικονομικό πρότυπο παρακολούθησης  ή αναφοράς.

Δυστυχώς, οι πρώτοι μήνες και  έτη λειτουργίας σας είναι στην πραγματικότητα ο χρόνος που πρέπει να παρακολουθείτε αυτές τις πληροφορίες πάνω απ’ όλα. Είναι η περίοδος στη ζωή της επιχείρησής σας, όπου παίρνονται  οι περισσότερες αποφάσεις που διαμορφώνουν την επιχείρηση για τα επόμενα χρόνια. Χωρίς καλές οικονομικές πληροφορίες, οι αποφάσεις αυτές συχνά λαμβάνονται με βάση αστήρικτα στοιχεία ή, χειρότερα, ενστικτωδώς.

Για να αποφύγετε αυτή την κατάσταση, κατωτέρω καταγράφονται πέντε κύρια στοιχεία που πρέπει να παρακολουθείτε στην επιχείρησή σας από την πρώτη μέρα.

Και αν η επιχείρησή σας είναι ήδη σε εξέλιξη, μην ανησυχείτε, απλά ξεκινήστε τώρα.

1. Έγκαιρη εξασφάλιση χρηματοδότησης

Είναι  καλό να αισθάνεστε αισιόδοξοι, αλλά μην είστε ιδεαλιστές. Δεν πρόκειται να αποκομίσετε κέρδος την πρώτη  μέρα ... ίσως όχι και τον πρώτο χρόνο. Επομένως, για να επιβιώσετε, πρέπει να γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή για  πόσους μήνες  διαθέτετε επαρκή ταμιακά διαθέσιμα. Πρέπει επίσης να γνωρίζετε τον μέσο χρόνο που απαιτείται , σύμφωνα με τα standards του κλάδου δραστηριότητας σας, για να  επιτύχετε  σταθερή  κερδοφορία.  Αφού μάθετε τον μέσο όρο του κλάδου , προσθέστε ένα 20% για να είστε σχετικά ασφαλής. Στη συνέχεια, εξετάστε  τις μελλοντικές απαιτούμενες ταμειακές σας ανάγκες . Εάν αυτές καλύπτονται για αρκετό χρόνο, είστε εντάξει. Aν όχι, ενεργείστε ώστε να εξασφαλίσετε έγκαιρα χρηματοδότηση αν η υπάρχουσα τραπεζική πιστωτική γραμμή  (αν έχετε) δεν επαρκεί, ανάλογα με τα προβλεπόμενα χρηματικά διαθέσιμα στον τραπεζικό σας λογαριασμό.

2. Εισπρακτέοι λογαριασμοί  -- % σε καθυστέρηση

Μπορείτε να ανατρέξετε στο επιχειρηματικό σας σχέδιο και να αισθανθείτε ικανοποιημένοι ότι έχετε πραγματοποιήσει ένα κέρδος  στο χαρτί ... αν όντως  τα βιβλία σας δείχνουν ότι οι πωλήσεις υπερβαίνουν κατά πολύ τα έξοδα σας. Αλλά, αν δεν εισπράττετε  τα χρήματα από αυτές τις πωλήσεις, αυτό το κέρδος δεν θα πραγματοποιηθεί ποτέ. Ρίξτε μια ματιά στο ποσοστό των πωλήσεων που εισπράξατε  εγκαίρως έναντι των καθυστερημένων. Ανατρέξετε πάλι  στον μέσο όρο του κλάδου σας ... είστε σύμφωνα με αυτόν?; Αν όχι, αναθέστε σε κάποιον (ίσως εσείς ο ίδιος) να εντοπίσει  τους καθυστερημένους εισπρακτέους λογαριασμούς και βεβαιωθείτε ότι πληρώνουν τις ποινές που έχετε ορίσει για καθυστερημένες πληρωμές. Εάν δεν παρακολουθείτε στενά τους  εισπρακτέους λογαριασμούς, θα αντιμετωπίσετε σύντομα πρόβλημα ταμειακής στενότητας.

3. Κυλιομένη 12μηνη πρόβλεψη μηνιαίων ταμειακών ροών

Οι περισσότερες επιχειρήσεις δεν αποτυγχάνουν πραγματικά, αλλά διακόπτουν απότομα τις δραστηριότητες τους . Μια αποτυχημένη επιχείρηση είναι εκείνη που τα έσοδα από τις πωλήσεις της δεν επαρκούν για την κάλυψη των εξόδων της. Αντίθετα, μια επιχείρηση που διέκοψε απότομα την δραστηριότητα της  είναι αυτή που δεν μπορεί να καλύψει τις ταμειακές απαιτήσεις  μιας συγκεκριμένης περιόδου. Αυτό είναι το πιο συνηθισμένο πρόβλημα και είναι απολύτως διαχειρίσιμο εάν παρακολουθείτε στενά την μηνιαία πρόβλεψη των ταμειακών ροών σας . Για παράδειγμα, πρέπει να έχετε  μοντελοποιήσει  ότι, αν είστε στο λιανικό εμπόριο, χρειάζεστε μετρητά για την ανανέωση του αποθέματός σας ή ότι θα χρειαστείτε μια κατ’ αποκοπή πληρωμή για να πληρώσετε τον ετήσιο φόρο σας. Σχεδιάστε  μηχανισμό  πρόβλεψης των ταμιακών σας ροών ανά μήνα σε κυλιομένη 12μηνη βάση γιατί είναι καλυτέρα (π.χ.) να προβλέψετε ότι σε 9 μήνες θα υπάρχει αδυναμία πληρωμής  της μισθοδοσίας, πάρα να σας προκύψει ξαφνικά αυτό το πρόβλημα και να μην έχετε χρόνο να αντιδράσετε.

4. Κόστος πωληθέντων

Ναι, είναι συναρπαστικό να πραγματοποιηθεί η πρώτη και η δεύτερη πώληση ,ακόμη και μια μεγάλη παραγγελία,  αλλά μην ξεχνάτε ότι αυτές οι πωλήσεις πρέπει να είναι κερδοφόρες  ώστε να συμβάλουν  στην επιχειρηματική σας  επιτυχία. Αν δεν παρακολουθείτε στενά το κόστος των πωληθέντων αγαθών και αν δεν ελέγχετε τα κόστη αυτά σε τακτική βάση, μπορεί να μην συνειδητοποιήσετε ότι χάνετε πραγματικά χρήματα σε ορισμένες πωλήσεις. Η υποτιμημένη πώληση μπορεί να σημαίνει μια βραχυπρόθεσμη εισφορά μετρητών, αλλά είναι μια μακροπρόθεσμη αιτία καταστροφής.

5. Διασπορά εσόδων από πωλήσεις

Έχετε ακούσει το κλισέ «μην βάζετε όλα τα αυγά σας σε ένα καλάθι». Με άλλα λόγια, μια επιχείρηση με 100 μικρούς πελάτες είναι πολύ πιο ασφαλής από μια επιχείρηση με έναν μεγάλο πελάτη. Διαφοροποιήστε τη πηγή εσόδων σας  από την πρώτη μέρα και συνεχίστε να συγκρίνετε αυτή τη κατανομή  με τον μέσο όρο του κλάδου σας. Όσο πιο πολλές  είναι οι πηγές εσόδων τόσο καλύτερα. Αυτή η διασπορά των  πηγών εισοδήματος είναι λιγότερο επιρρεπής σε κραδασμούς όταν  ο ανωτέρω μεγάλος  πελάτης αποχωρήσει, κάτι που αναπόφευκτα σε κάποια χρονική στιγμή  θα συμβεί ανεξάρτητα από το πόσο καλή είναι η υπηρεσία που προσφέρετε.

Οι πρώτες φάσεις μιας επιχείρησης είναι μερικές από τις πιο πολυάσχολες διαχρονικά. Προσπαθείτε να αναπτύξετε ένα προϊόν και ένα επιχειρησιακό μοντέλο και, επομένως, ζητήματα  όπως η οικονομική παρακολούθηση μπορεί να μείνουν πίσω. Δυστυχώς, το  να ενεργείτε με το ένστικτο και  να μην αναπτύσσετε ένα  βασικό χρηματοοικονομικό μοντέλο  παρακολούθησης της δραστηριότητάς σας, είναι μια από τις χειρότερες τακτικές οικονομικής διαχείρισης. Αντίθετα , βεβαιωθείτε ότι έχετε θέσει τους κατάλληλους μηχανισμούς στενής παρακολούθησης όλων εκείνων των παραγόντων που μπορούν να καταστρέψουν την επιχείρηση σας όπως έλλειψη διασποράς πηγής εσόδων, επισφαλή υπόλοιπα πελατών και μη ορθή τιμολόγηση αγαθών  ώστε να μην συμβούν σε εσάς.  

Πηγή: Ελεύθερη απόδοση στα Ελληνικά δεδομένα από μέλη του ΚΕΜΕΛ https://www.score.org/blog/5-financial-numbers-every-small-business-shou...