Η αξιολόγηση της απόδοσης ενός εργαζομένου αφορά τόσο τη μεγάλη όσο και τη μικρή επιχείρηση. Με τον όρο αξιολόγηση εννοούμε τη διαδικασία εκτίμησης, μέτρησης και προσδιορισμού της απόδοσης ενός εργαζόμενου της τρέχουσας ή μιας προγενέστερης χρονικής περιόδου (πχ. 6 μηνών ή 1 έτους) σε σχέση με τους συμφωνηθέντες στόχους (ατομικούς/[πρσωπικούς, ομαδικούς και εταιρικούς) και οι οποίοι θα πρέπει να βρίσκονται σε αρμονία με τους στόχους της επιχείρησης.

Σε τι χρησιμεύει η αξιολόγηση της απόδοσης του εργαζόμενου;

Η αξιολόγηση ...

• βοηθά τον εργοδότη να παίρνει αποφάσεις και να επιβραβεύει ανάλογα με το βαθμό επίτευξης των συμφωνηθέντων στόχων πχ. στην αύξηση μισθού, στην καταβολή μπόνους, ή στην προαγωγή και ανάθεση μιας αναβαθμισμένης θέσης εργασίας ή ρόλου στην επιχείρηση

• επιτρέπει στον εργοδότη και στον αξιολογούμενο εργαζόμενο να διαμορφώσουν από κοινού ένα πλάνο για τη διόρθωση τυχόν ελλείψεων

• διευκολύνει το σχεδιασμό καριέρας, καθοδηγεί και υποστηρίζει ο εργοδότης τον εργαζόμενο στην επαγγελματική του ανάπτυξη με βάση τα διαπιστωμένα δυνατά χαρακτηριστικά του αξιολογούμενου

• μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως «αποδεικτικό» στοιχείο σε ενδεχόμενη απόφαση απομάκρυνσης του εργαζόμενου πχ. λόγω παρατεταμένης πλειμελούς ανταπόκρισης στα ανατεθέντα και συμφωνηθέντα καθήκοντα, μειωμένης προσπάθειας και απόδοσης

Ποια μέθοδο αξιολόγησης απόδοσης προσωπικού να ακολουθήσω; 

Υπάρχουν διάφορες προσεγγίσεις και μεθοδολογίες στο θέμα αυτό. Μια  μικρή επιχείρηση, που δεν έχει ένα επίσημο και  παγιωμένο οργανόγραμμα  ούτε δομές διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, πρέπει να ακολουθεί απλές, και κατά το δυνατόν αποτελεσματικές προσεγγίσεις στην αξιολόγηση της απόδοσης του προσωπικού της.

Μια καλή πρακτική αξιολόγησης απόδοσης εργαζομένων για μια μικρή επιχείρηση είναι αυτή που βασίζεται στο κατά πόσον ο εργαζόμενος πέτυχε τους συμφωνηθέντες προσωπικούς του στόχους στη περίοδο που πέρασε, και όχι αν γενικά ανταποκρίθηκε στις απαιτήσεις της θέσης εργασίας  - για την οποία συνήθως δεν υπάρχει σαφές job description σε μια μικρή επιχείρηση -. Όπως θα διευκρινιστεί παρακάτω, η διαδικασία αυτή βασίζεται στην αξιολόγηση επίτευξης εξατομικευμένων  προσυμφωνημένων προσωπικών στόχων του εργαζόμενου, στη βάση των δυνατοτήτων του,  ΧΩΡΙΣ να γίνεται σύγκριση με την απόδοση άλλων εργαζομένων η να κατατάσσεται  σε  κλίμακες  αποδοτικότητας. Αυτό γιατί  οι συνθήκες εργασίας και τα θέματα που αντιμετωπίζει  κάθε υπάλληλος, ακόμα και για την ίδια θέση εργασίας, μπορεί να διαφέρουν σημαντικά, οπότε κάθε σύγκριση μεταξύ εργαζομένων μπορεί να μην έχει νόημα.

Με τη προσέγγιση  αυτή οι προσωπικοί στόχοι διαμορφώνονται ως εξής:

• ο εργοδότης ενημερώνει τον εργαζόμενο για τις απατήσεις και στόχους της θέσης εργασίας, και της επιχείρησης γενικότερα, για μια συγκεκριμένη μελλοντική χρονική περίοδο

• ο εργαζόμενος - με αντικειμενική αυτογνωσία -  καθιστά γνωστό στον εργοδότη τις δεξιότητες που διαθέτει, τα δυνατά και αδύνατα σημεία του και τους γενικότερους επαγγελματικούς του στόχους

• δεδομένων των ανωτέρω, τα δυο μέρη καταλήγουν στη διατύπωση των σαφών και μετρήσιμων προσωπικών στόχων του εργαζόμενου για την επόμενη περίοδο (πχ. 6 η 12 μήνες) που καλύπτουν:

• τα εκτελεστικά του καθήκοντα και υποχρεώσεις, αξιοποιώντας τα δυνατά σημεία (δεξιότητες)

• τη βελτίωση των αδυναμιών του σε συγκεκριμένα κομμάτια της δουλειάς η/και ανάπτυξη νέων δεξιοτήτων

• την  επίτευξη λοιπών στόχων επαγγελματικής και προσωπικής του ανάπτυξης

• και όλα αυτά σε αρμονία με τη γενικότερη πολιτική και στρατηγική της επιχείρησης

Ο εργοδότης παρακολουθεί, συνδράμει και καθοδηγεί τον εργαζόμενο στην επίτευξη των στόχων του:

• άτυπα στα πλαίσια της καθημερινότητας

• πιο επίσημα σε τακτά χρονικά διαστήματα (πχ. μία η δύο φορές κάθε χρόνο)

• στο τέλος τη «δοκιμαστικής» περιόδου, αν υπάρχει,  για νεοπροσληφθέντες υπαλλήλους

Η αξιολόγηση της απόδοσης διερευνά και συμπεραίνει  αν ο εργαζόμενος πέτυχε και σε ποιο βαθμό τους προσωπικούς του στόχους τη περίοδο που πέρασε. Βασίζεται σε:

• συσχετιζόμενα με τον εργαζόμενο ενδεχόμενα ποσοτικά μεγέθη (πχ. πωλήσεις περιόδου)

• κρίσεις και γνώμες προϊσταμένων, συναδέλφων, άλλων υπευθύνων, πελατών, αλλά και των ίδιων των αξιολογούμενων

• προσωπική άποψη του εργοδότη

Ο εργοδότης συνθέτει τα παραπάνω στοιχεία και καταλήγει σε ένα κατ’ αρχήν συμπέρασμα για την απόδοση του εργαζόμενου και για την επιβράβευση (ή όχι).  Η σχετική ενημέρωση πρέπει να γίνει σε μια συνάντηση με τον εργαζόμενο που πρέπει να σχεδιάζεται και να προετοιμάζεται επιμελώς και να διενεργείται σε κατάλληλο χώρο χωρίς διακοπές και ενοχλήσεις και με πρόβλεψη επαρκούς χρόνου. Βασικά στοιχεία της συνάντησης αυτής είναι:

• ανακοίνωση των αποτελεσμάτων της αξιολόγησης και συζήτηση επ΄ αυτών

• εστίαση σε αντικειμενικά δεδομένα

• δυνατότητα σχολιασμού από πλευράς αξιολογούμενου (τι πήγε καλά, τί όχι) και συμφωνία σε τι θα πρέπει να βελτιωθεί, πως, πότε

• ανάλυση διαφορών/διαφωνιών και επίλυση διαφωνιών

• κατάλληλος χειρισμός της πιθανής αμυντικής στάσης του αξιολογούμενου

• ισορροπία και ξεκάθαρα σχόλια για έπαινο & κριτική, ενθάρρυνση/ αναγνώριση θετικών προσπαθειών & αποτελεσμάτων

• κλείσιμο συνάντησης με τελικά συμπεράσματα για την αξιολόγηση, και  αμοιβαία διαμόρφωση των προσωπικών στόχων του εργαζόμενου για την επόμενη περίοδο

Τι να προσέξω στην επικοινωνία του αποτελέσματος της αξιολόγησης στον εργαζόμενο;

Στη συζήτηση του αποτελέσματος της αξιολόγησης θα πρέπει:

• να δώσεις συγκεκριμένες και σαφείς παρά γενικές πληροφορίες και τόσες,  όσες μπορεί να αφομοιώσει ο αξιολογούμενος

• να λάβεις υπόψη τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά και την προσωπικότητα του αξιολογούμενου και να εστιάζεις στη συμπεριφορά του και όχι στην προσωπικότητά του, κριτική στο πρόβλημα όχι στον αξιολογούμενο

• να συναντηθείς μαζί του στη κατάλληλη στιγμή και σε καλό κλίμα

• να ανακοινώσεις το αποτέλεσμα της αξιολόγησης χρησιμοποιώντας συγκεκριμένα αντικειμενικά στοιχεία που επηρέασαν θετικά/αρνητικά το αποτέλεσμα

• να επιδιώξεις ειλικρινή ανταλλαγή στοιχείων/θέσεων με τον εργαζόμενο

• να αναγνωρίσεις ενδεχόμενες αστοχίες της αξιολόγησης και να κάνεις τις δέουσες προσαρμογές

Προϋποθέσεις μιας αποτελεσματικής διαδικασίας αξιολόγησης προσωπικού

Σημαντικές προϋποθέσεις για μια αποτελεσματική αξιολόγηση:

• να ενημερώνεται ο εργαζόμενος για την ισχύουσα διαδικασία αξιολόγησης στην επιχείρηση

• να υπάρχει μια ακριβής και σαφής περιγραφή των απαιτήσεων της θέσης εργασίας

• να τηρείται αρχείο της αξιολόγησης της απόδοσης των εργαζομένων

• να αποφεύγεται η χρήση όρων όπως «πίστη», «τιμιότητα» για τα προσόντα

• να λαμβάνει γνώση ο αξιολογούμενος της αξιολογήσής του και να παρέχεται η δυνατότητα να κάνει ένσταση ή συζήτησης με τον προϊστάμενο

• η χρήση υποκειμενικών περιγραφών να αποτελεί ένα μικρό μόνο μέρος της αξιολόγησης

• να υπάρχει κατά το δυνατόν και συμπληρωματική αξιολόγηση, ίσως και από άλλους προϊσταμένους ή συνεργάτες, πελάτες, προμηθευτές (360^ο), και να παρέχεται τουλάχιστον άτυπη ανατροφοδότηση στο ενδιάμεσο διαάστημα και όχι μόνο στο τέλος της αξιολόγησης

• να αποφεύγεται η χρήση όρων που δεν έχουν αποσαφηνιστεί (π.χ. μέτριο)

• να αποφεύγεται η τάση ιδιαίτερης επιείκειας ή αυστηρότητας

Η σωστή και σε συγκεκριμένους περιόδους αξιολόγηση απόδοσης του προσωπικού συμβάλει στην επιτυχία κάθε επιχείρησης. Ο χρόνος που διατίθεται και η συγκροτημένη προσπάθεια του επιχειρηματία προς τη κατεύθυνση αυτή αποτελεί μια καλή επένδυση και όχι κόστος για την επιχείρηση.

Πηγή: Δημήτρης Γρέβιας, μέλος του ΚΕΜΕΛ και ειδικός στη Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού, σε συνεργασία με συναδέλφους του ΚΕΜΕΛ