Στις μικρές επιχειρήσεις η διαχείριση των οικονομικών τους αποτελεί συνήθως μεγάλο βραχνά για τον επιχειρηματία. Μελέτες έχουν αποδείξει ότι η αιτία για την κατάρρευση  πολλών μικρών αλλά και μικρομεσαίων επιχειρήσεων είναι η κακοδιαχείριση της ρευστότητας που πολλές φορές οφείλεται στην ανεπαρκή χρηματοοικονομική πληροφόρηση που είχε ο επιχειρηματίας για την πορεία της επιχείρησης του.

Στο θέμα της λογιστικής υποστήριξης ο ρόλος των λογιστών είναι σημαντικός, αν και όχι σε όλους ξεκάθαρος, αφού υπάρχει σύγχυση ως προς το έργο τους.

Η διαφορά μεταξύ bookkeeper και accountant

α ) O bookkeeper – ασχολείται με την απλή καταχώρηση των συναλλαγών, γνωστή και ως καταστιχογραφία (bookkeeping ), στα λογιστικά βιβλία της επιχείρησης -- δηλαδή την λογιστική απεικόνιση των πωλήσεων, αγορών, εισπράξεων ,πληρωμών, απαιτήσεων, υποχρεώσεων κλπ, ως και τον προσδιορισμό του αποτελέσματος          (κέρδους ή ζημιάς) που προκύπτει σε ορισμένη χρονική περίοδο από την δραστηριότητα της επιχείρησης.

Το ζητούμενο από έναν αποτελεσματικό bookkeeper είναι η έγκαιρη και αλάνθαστη καταχώρηση των λογιστικών εγγραφών και έκδοση σχετικών καταστάσεων. Πάντα λειτουργεί υπό την εποπτεία ενός λογιστή.

β ) Ο accountant (λογιστής) -- με βάση τα προαναφερθέντα στοιχεία συντάσσει αναλύσεις και χρηματοοικονομικές καταστάσεις όπως Ισολογισμούς, Λογαριασμούς Αποτελεσμάτων, προϋπολογισμούς, κοστολογήσεις κλπ, -- καθώς και προβλέψεις κρίσιμων χρηματοοικονομικών μεγεθών -- που βοηθούν τον επιχειρηματία να έχει εικόνα της πορείας της επιχείρησης,  αλλά να πάρει και κρίσιμες αποφάσεις.

Το ζητούμενο από έναν αποτελεσματικό accountant είναι η εξασφάλιση ότι η λειτουργία του λογιστηρίου τηρεί τα εκάστοτε ισχύοντα λογιστικά πρότυπα και κανονισμούς για την εταιρία και τις συνεπακόλουθες υποχρεώσεις της εταιρίας προς το κράτος η τρίτους,  και η σωστή και έγκαιρη υποστήριξη του επιχειρηματία στη λήψη αποφάσεων.

Και οι δύο ως άνω ειδικότητες είναι απαραίτητες σε μια επιχείρηση για τη συνολική της λογιστική κάλυψη.  Σε πολλές περιπτώσεις αυτή μπορεί να παρέχεται από ένα η περισσότερα άτομα πλήρους ή μερικής απασχόλησης  ή από οργανωμένες λογιστικές εταιρίες. Υπάρχει επομένως ανάγκη σωστής επιλογής  της λογιστικής σας υποστήριξης η οποία εξαρτάται από το μέγεθος, την δραστηριότητα , την δομή και τις ιδιαιτερότητες κάθε επιχείρησης.

Εναλλακτικές επιλογές λογιστικής υποστήριξης

Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν κάποιο λογιστικό πρόγραμμα εγκατεστημένο στους ηλεκτρονικούς υπολογιστές τους γεγονός που απαιτεί αγορά αυτού του λογισμικού, αναβαθμίσεις του, λήψη back up, συντήρηση, κλπ. Υποστηρίζονται δε λογιστικά από κάποιο εσωτερικό η/και εξωτερικό λογιστή/λογιστές.

Εναλλακτικά η επιχείρηση μπορεί να έχει την αναγκαία λογιστική (και τεχνολογική) υποστήριξη από έναν τοπικό εξωτερικό λογιστή/γραφείο η από μια ειδικευμένη εταιρία παροχής λογιστικών υπηρεσιών η οποία θα καλύπτει τόσο την τήρηση των (μηχανογραφημένων) βιβλίων της, όσο και την ετοιμασία της πολύτιμης χρηματοοικονομικής πληροφόρησης.

Σε πολλές χώρες  τώρα πλέον πληθαίνουν οι επιχειρήσεις που εξυπηρετούνται λογιστικά μέσω του cloud, μια αναδυόμενη λύση και στην Ελλάδα. Με το cloud το λογιστικό πρόγραμμα είναι εγκατεστημένο και «τρέχει» σε απομεμακρυσμένους  υπολογιστές του παρόχου της υπηρεσίας. Η επιχείρηση έχει online πρόσβαση για χρήση του χωρίς να ανησυχεί για χωρητικότητα, αναβαθμίσεις, ανάκτηση στοιχείων και τα σχετικά. Με τον τρόπο αυτό η λογιστική συνεργασία μεταξύ bookkeepers,  accountants  και επιχειρηματία μπορεί να γίνεται χωρίς να είναι απαραίτητα όλοι στο ίδιο μέρος μαζί,

Πριν ξεκινήσετε να  ψάχνετε για τη λογιστική υποστήριξη της εταιρίας σας θα πρέπει να αποσαφηνίσετε: 1)  αν και τι τεχνολογική λύση θα επιλέξετε για τη λογιστική σας λειτουργία και 2) αν χρειάζεστε λογιστική υποστήριξη από έναν απλό καταχωρητή λογιστικών εγγραφών  η από ένα έμπειρο λογιστή η συνεργασία με μια εταιρία λογιστικών υπηρεσιών,

Όσον αφορά τη λογιστική σας υποστήριξη, μερικές από τις ερωτήσεις που πρέπει να τεθούν κάνοντας την επιλογή είναι οι εξής :

• Η λογιστική εταιρία ή ο λογιστής έχει τα απαιτούμενα τυπικά προσόντα και συγκεκριμένα να υπογράφει Ισολογισμούς και φορολογικές δηλώσεις ;

• Έχει εμπειρία σε επιχείρηση με ίδια ή παρόμοια δραστηριότητα, αν αυτή απαιτεί κάποια εξειδίκευση ; πχ ναυτιλιακή , κατασκευαστική ,e-shop κλπ.

• Δέχονται να πάρετε συστάσεις από πελάτες τους ;

• Τι λογιστικό πρόγραμμα χρησιμοποιούν; Είναι συμβατό με αυτό που ήδη χρησιμοποιείται; Πως θα γίνει η μεταφορά λογιστικών δεδομένων;

• Ποια θα είναι η αμοιβή τους και πως θα μεταβάλλεται αν αυξηθεί ο όγκος των λογιστικών εγγραφών ;

• Πως καλύπτουν το θέμα της προστασίας των προσωπικών δεδομένων (GDPR) και της εμπιστευτικότητας των στοιχείων της επιχείρησης;

• Τι σύστημα επαναφοράς /ανάκτησης δεδομένων έχουν σε περιπτώσεις απωλειών ή καταστροφών;

• Είναι πιστοποιημένοι κατά ISO ;

• Πως επικοινωνούν με τους πελάτες τους και τι χρόνο ανταπόκρισης δεσμεύονται να έχουν για ερωτήματα ή έκτακτα περιστατικά ;

• Τι χρηματοοικονομική πληροφόρηση θα παρέχουν και πόσο συχνά; Πχ μηνιαία αποτελέσματα με ή χωρίς σύγκριση με προϋπολογισμό, μηνιαίο cash flow , κατάσταση υποχρεώσεων, συμφωνία με τραπεζικούς λογαριασμούς, πελάτες και προμηθευτές;

Στο κόστος της λογιστική σας υποστήριξης  θα πρέπει να προσθέσετε και το κόστος παροχής εξειδικευμένων υπηρεσιών σε φοροτεχνικά, εργατικά και άλλα εταιρικά θέματα. Τη σχετική έγκυρη τεχνογνωσία  δεν διαθέτει ένας λογιστής, οπότε θα πρέπει να αναζητήσετε τη συνεργασία  με τρίτους ειδικούς συμβούλους. Επομένως, το σενάριο ανάθεσης της λογιστικής υποστήριξης σε λογιστική εταιρία, αν και  πιθανόν να φαίνεται πιο ακριβή λύση από το να έχετε το δικό σας λογιστή και τρίτους συμβούλους, στη πραγματικότητα ίσως  να σας συμφέρει. Γιατί; διότι οι εταιρίες αυτές  παρέχουν συνήθως ένα ολοκληρωμένο  πακέτο υπηρεσιών ευλόγου κόστους το οποίο μπορεί να καλύπτει και άλλα θέματα πέραν των λογιστικών όπως φορολογικά , εργατικά, νομικά, χρηματοοικονομικά κλπ.

Η σωστή λογιστική υποστήριξη αποτελεί βασικό παράγοντα επιβίωσης της μικρής επιχείρησης. Κάντε τις κατάλληλες  επιλογές.

Πηγή: Ελεύθερη απόδοση στα Ελληνικά δεδομένα από μέλη του ΚΕΜΕΛ https://www.score.org/blog/accountants-versus-bookkeepers-what-you-shoul...