Ταμειακή ρευστότητα …

Αναφέρετε αυτές τις λέξεις  σε σχεδόν κάθε ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης, και θα δείτε να δυστροπεί.

Πολύ λίγοι οικονομικοί όροι έχουν τέτοια αρνητική αντιμετώπιση. Και δυστυχώς, αυτές  οι δύο λέξεις είναι ο No 1 λόγος που οι μικρές επιχειρήσεις αποτυγχάνουν. Συμβάλουν στην αποτυχία των μικρών επιχειρήσεων περισσότερο  από κάθε άλλο παράγοντα.

Στην πραγματικότητα, το 82% των μικρών επιχειρήσεων στις ΗΠΑ αποτυγχάνουν λόγω προβλημάτων ταμειακών ροών. Το νούμερο αυτό δεν απέχει πολύ από την Ελληνική πραγματικότητα.

Και ενώ οι περισσότεροι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων συμφωνούν ότι η ταμειακή στενότητα είναι ο No 1 κίνδυνος να κλείσουν, δεν αναγνωρίζουν συνήθως ότι  οι αρνητικές ταμειακές  ροές μπορεί να είναι  ένα σύμπτωμα  από διάφορες υποκείμενες αιτίες.

Όταν εξετάσετε αυτές τις υποκείμενες αιτίες, μπορείτε να δείτε καλύτερα πώς να λύσετε το πρόβλημα των  ταμειακών ροών.

1. Αναπτύξτε έναν ελάχιστο βιώσιμο προϋπολογισμό.

Ή, με άλλα λόγια, να είστε συντηρητικοί.

Να τι  εννοώ: Καθώς η επιχείρησή σας ξεκινά και μεγαλώνει, θα υπάρξει δίλημμα  ανάμεσα στη χρηματοδότηση και την υποστήριξη αυτής της ανάπτυξης και στο να είστε  συντηρητικοί με τις δαπάνες σας. Σε περίπτωση αμφιβολίας, μείνετε συντηρητικοί. Η λιτή επιχειρηματική σας διάρθρωση και  συντηρητική εκκίνηση  - και η έννοια του ελάχιστου βιώσιμου προϋπολογισμού - είναι ο φίλος σας.

Χρειάζεστε έναν λιτό προϋπολογισμό λειτουργίας που να μπορεί να εκτελεστεί σε δύσκολους καιρούς. Και πρέπει να αναμένετε και να προετοιμάζεστε για αυτούς τους δύσκολους καιρούς. Μην νομίζετε ότι η επιχείρησή σας θα είναι η φωτεινή εξαίρεση που δεν θα έχει ποτέ πρόβλημα.

Αυτό είναι το τέχνασμα με πολλούς προϋπολογισμούς - να συνεχίσετε να είστε προσεκτικοί με τα χρήματά σας ακόμα και όταν οι καιροί είναι καλοί. Στην πραγματικότητα, πρέπει να εξοικονομείτε χρήματα και να παραμένετε συντηρητικοί όταν οι εποχές είναι καλές. Επειδή αν δεν μπορείτε να αποθεματοποιήσετε τότε, στις καλές εποχές, είναι απίθανο να το κάνετε όταν η επιχειρηματική σας λειτουργία  έχει προβλήματα.

2. Προστατέψτε την πιστοληπτική σας αξιοπιστία.

Έχετε δει ποτέ  επιχειρήσεις που ξεκινούν να  κάμπτονται σιγά-σιγά;

Συχνά, το πρώτο σημάδι του προβλήματος είναι ότι αρχίζουν να καθυστερούν την πληρωμή των υποχρεώσεων  τους ή να επιμηκύνουν  τους όρους πληρωμής τους  π. χ  από 30 σε 90 ημέρες. Η κίνηση αυτή δεν ξεγελάει κανέναν. Ακόμη και οι απλοί υπάλληλοι  γνωρίζουν τι σημαίνει όταν μια εταιρεία καθυστερεί την πληρωμή των λογαριασμών της.

Στην επόμενη φάση μετά την καθυστέρηση των πληρωμών, μια εταιρεία θα αρχίσει να παίζει το παιχνίδι του "τίνος τη πληρωμή μπορούμε να καθυστερήσουμε όσο το δυνατόν περισσότερο". Είναι επικίνδυνο, γιατί τελικά η επιχείρηση κάνει λάθος και η πιστοληπτική της αξιοπιστία μειώνεται. Κάποιος  πιστωτής της επιχείρησης πιθανόν να μην ανεχθεί αυτήν την συμπεριφορά και να καταφύγει σε  μια εισπρακτική εταιρεία για τη πληρωμή  ή να σταματήσει την όποια υπηρεσία παρέχει στην επιχείρηση.

Μόλις συμβεί αυτό, είναι συχνά πολύ αργά.

Είναι καλύτερα να  εξασφαλίσετε μια πιστωτική γραμμή η πάρετε  ένα δάνειο όταν δεν το χρειάζεστε…. Μόλις υπάρξουν  ενδείξεις ότι είστε οικονομικά πιεσμένοι, οι επιλογές σας  για λήψη ενός δανείου μειώνονται δραματικά. Ακόμα κι αν μπορείτε να πάρετε δάνειο, οι όροι θα είναι πολύ λιγότερο ελκυστικοί.

3. Διαχειριστείτε το απόθεμά σας την αποθήκη  σαν να ήταν το μεγαλύτερο,  το πιο ακριβό επιχειρηματικό σας περιουσιακό στοιχείο.

Γιατί ακριβώς αυτό είναι.

Η κακή διαχείριση των αποθεμάτων σας  προκαλεί μια σειρά από σοβαρά προβλήματα που μπορούν να επηρεάσουν άμεσα τίς  ταμειακές σας  ροές. Περιλαμβάνει:

• Να παραγγέλνετε είδη  που δεν χρειάζεστε πραγματικά, απλώς και μόνο επειδή είναι σπάνια.

• Να διατηρείτε ληγμένα είδη  που έπρεπε να έχουν πωληθεί (ακόμη και με έκπτωση) πριν  καταστούν άχρηστα.

• Να μην καλύπτετε παραγγελίες πελατών για  είδη για τα οποία υπήρχε ζήτηση και που θα μπορούσατε να είχατε προβλέψει

• Να υποστείτε τις πρόσθετες δαπάνες που  θα προκύψουν για  την κάλυψη των ανωτέρω παραγγελιών.

• Να έχετε δυσαρεστημένους  πελάτες που πρέπει να περιμένουν να εκτελεστούν με καθυστέρηση οι παραγγελίες τους.

• Να σπαταλάτε  πολλές ανθρωποώρες  για την διαχείριση μηδενικού αποθέματος ειδών, τη τοποθέτηση βιαστικών παραγγελιών και τη διαχείριση των μη εκτελεσμένων παραγγελιών πελατών (backorders) .

• Να πληρώνετε  επιπλέον κόστος για μεγαλύτερο χώρο αποθεμάτων από ό, τι θα χρειαζόσασταν  πραγματικά αν το απόθεμα σας  το είχατε διαχειριστεί σωστά.

Αυτός ο κατάλογος  θα μπορούσε να επεκταθεί , αλλά νομίζω ότι έχετε ήδη αντιληφθεί το ζήτημα. Αυτό είναι ένα σημαντικό  πρόβλημα που  είναι ευρέως διαδεδομένο στις ΗΠΑ:  Το 43% των μικρών επιχειρήσεων δεν παρακολουθεί το απόθεμά τους ή χρησιμοποιεί μη αυτοματοποιημένη διαδικασία για να το πράξει , και το 55% των μικρών επιχειρήσεων δεν παρακολουθούν τα περιουσιακά τους στοιχεία ή  χρησιμοποιούν μη αυτοματοποιημένη διαδικασία παρακολούθησης. Η εικόνα αυτή δεν απέχει πολύ από τα Ελληνικά δεδομένα.

4. Διαθέτετε ταμειακά αποθεματικά

Εάν η επιχειρηματική σας δραστηριότητα παρουσιάσει κάμψη για π.χ. τρεις μήνες, θα μπορούσατε να διαχειριστείτε αυτήν την  κάμψη; Τι γίνεται για έξι μήνες; Ένα έτος? Πάνω από ένα έτος;

Δεν είναι μια άσκηση για διασκέδαση. Θα πρέπει να μιλάτε συχνά με τον λογιστή σας σχετικά με το πόσο καλά τοποθετημένοι είστε για μια μακρά περίοδο χαμηλής  οικονομικής δραστηριότητας . Ποτέ δεν ξέρεις ….. τα νέα μπορεί να είναι καλύτερα από ό, τι νομίζεις. Ίσως είστε σε καλή θέση για να ξεπεράσετε  μια δύσκολη κατάσταση .

Αλλά αν η προβλεπόμενη οικονομική κατάσταση δεν φαίνεται καλή, εξακολουθείτε να είστε τυχεροί εφόσον έχετε χρόνο να την αντιμετωπίσετε.  Ίσως αξίζει να επιβραδύνετε την ανάπτυξη της επιχείρησής σας, ακόμη και  λίγο, ώστε  να βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετά ταμιακά διαθέσιμα  για να διαχειριστείτε τη ταμειακή στενότητα  αν αλλάξουν οι επιχειρηματικές συνθήκες.

Πέραν τούτου -  και αυτό δεν είναι ευχάριστο – ίσως θα πρέπει να «σφίξετε λίγο το ζωνάρι» σας.. Αλλά αυτό είναι μια πολύ πιο εύκολη ενέργεια  από το να πείτε στους υπαλλήλους  σας ότι είναι εκτός εργασίας. 

5. Συνεργαστείτε με έναν πολύ καλό επαγγελματία λογιστή

Τα προβλήματα με τις ταμειακές ροές σπάνια προκύπτουν από το πουθενά. Συνήθως συσσωρεύονται με την πάροδο του χρόνου, με τη μία ή την άλλη μορφή, ενώ ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης είναι απασχολημένος με αλλά  έργα και ευθύνες.

Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ένας καλός  λογιστής μπορεί να είναι τόσο χρήσιμος. Εάν έχετε έναν έξυπνο, προνοητικό οικονομικό επαγγελματία που πραγματικά εξετάζει τα οικονομικά της εταιρείας σας με αυστηρότητα και διορατικότητα, έχετε μια πολύ καλή  πολιτική ασφάλισης έναντι των προβλημάτων που προκαλούν οι ανεπαρκείς ταμειακές ροές  (και πολλών άλλων οικονομικών δεινών).

Δυστυχώς, η διορατικότητα που πρέπει να διαθέτει ένας πολύ κάλος λογιστής ,είναι επίσης η No 1  δεξιότητα  που οι  ιδιοκτήτες επιχειρήσεων θεωρούν ότι ο  λογιστής τους στερείται. Σχεδόν οι μισοί από τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, ανεξάρτητα από το μέγεθος της επιχείρησής τους, λένε ότι ο λογιστής τους  "ενεργεί αντί να  προνοεί".

Πολλοί  ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων δεν έχουν αυτό το πρόβλημα. Έχουν έναν ενεργό οικονομικό εταίρο. Να είστε σαν εκείνους τους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων. Θα μπορούσε απλά να σώσει την επιχείρησή σας

Συμπέρασμα

Τα προβλήματα των ταμειακών ροών  είναι σχεδόν σαν το θάνατο και τους φόρους. Δεν πρόκειται ποτέ να τους ξεφύγετε. Αλλά είναι δυνατή η διαχείριση της ταμειακής ροής ( cash flow) και μπορείτε σίγουρα να την τιθασεύσετε ώστε να μην  απειλεί την επιχείρησή σας.

Ποιος ξέρει ... ίσως   είστε ανάμεσα στην ευτυχισμένη ομάδα ιδιοκτητών μικρών επιχειρήσεων που δεν συνοφρυώνονται  ή ανασηκώνουν τους ώμους όταν συζητούν για ταμειακή ρευστότητα !!! 

Πηγή: Ελεύθερη απόδοση στα Ελληνικά δεμένα από μέλη του ΚΕΜΕΛ   https://www.score.org/blog/7-ways-survive-cash-flow-crunch