Έχετε αποφασίσει να μεγαλώσετε την επιχείρησή σας - συγχαρητήρια! Τώρα ετοιμαστείτε για την επόμενη πρόκληση: να πετύχετε μια αναπτυξιακή πορεία   που δεν θα προκαλέσει  υστέρηση στη ποιότητα των προϊόντων και υπηρεσιών που απολαμβάνουν σήμερα οι πελάτες σας.

Επεκτασιμότητα απαιτεί ικανότητα και απόθεμα δυνάμεων. Μπορεί η εταιρία σας  να μεγαλώσει; Θα μπορέσουν τα επιχειρηματικά σας συστήματα, η υποδομή σας και η ομάδα σας να υποστηρίξουν  την ανάπτυξη;

Αν πρόκειται η επέκταση των εργασιών σας να προκαλέσει σύγχυση στην οργάνωση της εταιρίας και  να προκύψουν προβλήματα όπως ανεκπλήρωτες παραγγελίες, ανεπάρκεια  προσωπικού, κακή επικοινωνία, υποβαθμισμένη  παραγωγική ικανότητα ή δυσκολία στη  παράδοση προϊόντων – τότε θα έχετε δυσαρεστημένους πελάτες. Οι χειροκίνητες η οι απλές μηχανογραφικές διαδικασίες λειτουργίας που ήταν αποτελεσματικές όταν η εταιρεία σας ήταν μικρή, τώρα δεν θα σας αφήσουν να κινηθείτε αρκετά γρήγορα. Θα σβήνετε συνέχεια φωτιές και θα προσπαθείτε  απεγνωσμένα να κρατήσετε το κεφάλι σας πάνω από το νερό. Όλα αυτά είναι αγχωτικά.

Το μεγάλωμα μιας επιχείρησης σημαίνει ότι θα διαμορφώσετε το εταιρικό σκηνικό κατάλληλα  για  να υποστηρίξετε την ανάπτυξη. Θα πρέπει να έχετε τη δυνατότητα να μεγαλώνετε χωρίς να παρεμποδίζεστε. Απαιτεί προγραμματισμό, κάποια χρηματοδότηση, κατάλληλα συστήματα/εξοπλισμό, προσωπικό, διαδικασίες  και συνεργάτες.

Ακολουθούν τα πέντε κρίσιμα βήματα για την επέκταση  της επιχείρησής σας:

1. Αξιολογήστε και σχεδιάστε

Ρίχτε μια προσεκτική ματιά μέσα στην επιχείρησή σας για να δείτε αν είστε έτοιμοι για ανάπτυξη. Δεν μπορείτε να ξέρετε τι πρέπει να κάνετε διαφορετικά, εκτός και  αν κάνετε απολογισμό για το πού βρίσκεται η επιχείρησή σας σήμερα.

 Διαμορφώστε ένα σχέδιο ανάπτυξης των πωλήσεων. Υποθέστε κατόπιν  ότι οι παραγγελίες σας διπλασιάστηκαν ή και τριπλασιάστηκαν μέσα σε μία νύχτα. Η εταιρία  σας έχει τους ανθρώπους και τα συστήματα για να χειριστεί αυτές τις νέες παραγγελίες, χωρίς να αποτύχει;  Ένα καλό σχέδιο είναι απαραίτητο.

Ο καλύτερος προγραμματισμός ξεκινά από μια λεπτομερή πρόβλεψη πωλήσεων, κατανεμημένη ανά αριθμό νέων πελατών, παραγγελιών και εσόδων που στοχεύετε. Επίσης συμπεριλάβετε μια κατανομή πωλήσεων ανά μήνα. Όσο πιο συγκεκριμένοι είστε, τόσο πιο ρεαλιστική μπορεί να είναι η πρόβλεψη των πωλήσεων. Στη συνέχεια, πραγματοποιήστε μια παρόμοια πρόβλεψη δαπανών, με βάση την προσθήκη τεχνολογίας, ανθρώπων, υποδομών και συστημάτων για να χειριστείτε όλες αυτές τις νέες παραγγελίες πώλησης.  Θα χρειαστεί να κάνετε διεξοδική   έρευνα  για να βρείτε τις σωστές εκτιμήσεις κόστους, αλλά με αυτόν τον τρόπο θα βελτιώσετε και το επιχειρηματικό σας σχέδιό. Να συμπεριλάβετε και μία κατανομή δαπανών ανά μήνα   για υποστήριξη των πωλήσεων.  Κοιτάξτε μετά πως θα επηρεαστούν τα Αποτελέσματα Χρήσης για τα επόμενα 1-3 χρόνια και ενεργήστε ανάλογα.

2. Βρείτε τους επενδυτικούς πόρους

Το μεγάλωμα της επιχείρησής σας θα σας κοστίσει. Το σχέδιό της ανάπτυξης μπορεί να απαιτήσει πρόσληψη προσωπικού,  νέες τεχνολογίες, προσθήκη εξοπλισμού και κτηριακών εγκαταστάσεων και δημιουργία συστημάτων αναφοράς για τη μέτρηση και τη διαχείριση των αποτελεσμάτων. Που και πώς θα βρείτε τα χρήματα για την αναπτυξιακή σας επένδυση;

Η κάλυψη του απαιτούμενου επενδυτικού κεφαλαίου βεβαίως λύνετε αν  διαθέτετε εσείς ίδιους πόρους.  Από εκεί και μετά θα πρέπει να στραφείτε σε χρηματοδότηση από τράπεζες, επενδυτικά funds η και στο σενάριο επενδυτή/συνεταίρου σας. Μη παραλείψετε να εξετάσετε τη δυνατότητα χρηματοδότησης από Ευρωπαϊκά η κρατικά αναπτυξιακά προγράμματα. Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις θα χρειαστείτε ένα καλοφτιαγμένο Επιχειρηματικό Πλάνο (Business Plan) στο οποίο θα προκύπτει και η τμηματική ανάληψη της χρηματοδότησης.

3. Εξασφαλίστε τις πωλήσεις

Το μεγάλωμα της επιχείρησής σας προφανώς προϋποθέτει ότι θα πουλήσετε περισσότερα. Έχετε τη κατάλληλη διαδικασία πωλήσεων για να εξασφαλίσετε περισσότερες πωλήσεις; Για παράδειγμα, έχετε:

• Μια επαρκή ροή νέων επαφών και  δυνητικών παραγγελιών που πιθανότατα θα καταλήξουν στις πωλήσεις που στοχεύετε;

• Συστήματα μάρκετινγκ και πωλήσεων για τη καταγραφή  και τη διαχείριση  νέων επαφών και δυνητικών παραγγελιών;

• Αρκετούς πωλητές  για να παρακολουθούν και να κλείνουν τις πωλήσεις;

• Ένα ισχυρό σύστημα για τη λήψη και διαχείριση των παραγγελιών πωλήσεων;

• Ένα σύστημα τιμολόγησης και μια λειτουργία είσπραξης απαιτήσεων που θα διασφαλίζει την  έγκαιρη είσπραξη  των οφειλών;

​

4. Επενδύστε στην τεχνολογία

Η τεχνολογία διευκολύνει την επέκταση μιας επιχείρησης και μειώνει το κόστος λειτουργίας της. Επίσης συνεισφέρει στην βελτίωση εξυπηρέτησης του πελάτη.  Με τη τεχνολογία μπορείτε να πετύχετε σημαντικές  οικονομίες κλίμακας και μεγαλύτερη παραγωγικότητα.  Ειδικότερα:

• Η τεχνολογία  μπορεί να σας βοηθήσει να τρέξετε την επιχείρησή σας με χαμηλότερο κόστος και πιο αποτελεσματικά, ελαχιστοποιώντας τη χειρωνακτική εργασία.

• Η ολοκλήρωση των μηχανογραφικών  συστημάτων είναι ένας βασικός τομέας βελτίωσης στις περισσότερες επιχειρήσεις. Οι ποιο πολλές εταιρείες σήμερα δεν έχουν μόνο ένα ενιαίο σύστημα - μπορεί να έχουν μια ντουζίνα ή περισσότερα ανεξάρτητα συστήματα που δεν λειτουργούν ως ένα ενιαίο σύνολο. Έτσι  δημιουργούνται λειτουργικά προβλήματα και  καθυστερήσεις, που με τη σειρά τους παρεμποδίζουν την επικοινωνία και διοίκηση καθώς μεγαλώνει η επιχείρησή σας.

Τώρα είναι μια καλή στιγμή για να αξιολογήσετε νέα προϊόντα πληροφορικής στην αγορά που εξοικονομούν χρόνο και χρήμα, αλλά και επεξεργάζονται γρήγορα  πολύ μεγαλύτερους όγκους σε κάθε μέρος της επιχείρησής σας.  Δείτε συστήματα CRM (Customer Relationship Management), μάρκετινγκ, πωλήσεων, αποθήκης, παραγωγής, λογιστικής, ανθρώπινου δυναμικού, αποστολής προϊόντων, κλπ.  Αξιολογήστε όχι μόνο το λογισμικό, αλλά και τα δίκτυα, τους διακομιστές, τους υπολογιστές, τους εκτυπωτές όπως και τον τηλεφωνικό εξοπλισμό.

Για τη παραγωγική σας διαδικασία να εξετάσετε σύγχρονο εξοπλισμό και εγκαταστάσεις σχετικά με τα προϊόντα σας.

5. Προσλάβετε  προσωπικό ή επιλέξτε εξωτερικούς συνεργάτες (outsourcing)   

Τέλος, αλλά σίγουρα όχι λιγότερο σημαντικό, είναι το ανθρώπινο δυναμικό που απαιτείται για την αναπτυξιακή σας πορεία. Η τεχνολογία δίνει τεράστια δύναμη, αλλά στο τέλος της ημέρας εξακολουθείτε να χρειάζεστε ανθρώπους.

• Έχετε αρκετό προσωπικό εξυπηρέτησης πελατών; Εξετάστε, αν υπάρχουν, στατιστικά και δείκτες στο κλάδο σου για να  καθορίσετε έναν κανόνα για τον αριθμό των πελατών που μπορεί να αναλάβει να εξυπηρετεί  ένας υπάλληλός σας ικανοποιητικά.

• Τι γίνεται με τους ανθρώπους που είναι υπεύθυνοι για την παραγωγή, την αποθήκη και την παράδοση προϊόντων ή υπηρεσιών; Πόσοι είναι τυπικά αποδεκτοί για τον κλάδο σας ανά πελάτη η προϊόν και πόσους θα χρειαστείτε;

• Πώς βρίσκετε γρήγορα προσωπικό με τα απαιτούμενα προσόντα; Αποτελεσματικές διαδικασίες εξεύρεσης και πρόσληψης προσωπικού είναι σημαντικές, όπως επίσης οι απολαβές στα πλαίσια του κλάδου.

• Μην ξεχνάτε τη διαχείριση της εταιρίας. Απαιτείται η κατάλληλη διοικητική δομή καθώς  θα μεγαλώνει η επιχείρησή σας. Δεν μπορείτε να επιβλέπετε τα πάντα.

Μερικές φορές η απάντηση είναι να αναθέτονται αρκετά από τα παραπάνω καθήκοντα  σε εξωτερικούς συνεργάτες (outsourcing), αντί να προσλαμβάνεται προσωπικό. Και οι δύο επιλογές έχουν πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα που θα πρέπει να τις αξιολογήσετε για να λάβετε τη σωστή απόφαση. Συνήθης πρακτική είναι να κρατάς εσωτερικά και με πλήρη δικό σου έλεγχο τις λειτουργίες εκείνες της επιχείρησης που είναι κρίσιμες στην επίτευξη των στόχων σου. Σχετικά ενδεικτικά ερωτήματα είναι:

• Ποιές λειτουργίες μπορείτε και πρέπει να εκτελέσετε (ή να μην εκτελέσετε) εσωτερικά;

• Έχετε το χρονικό περιθώριο και χρήματα να διαμορφώσετε εσωτερικά μια απαιτούμενη λειτουργική δυνατότητα, η είναι καλύτερα να ξεκινήσετε το αναπτυξιακό σας σχέδιο γρήγορα με έναν εξωτερικό συνεργάτη;

• Υπάρχουν αξιόπιστοι εξωτερικοί συνεργάτες  που μπορεί να έχουν το προσωπικό και τον εξοπλισμό που τους επιτρέπουν να είναι πολύ πιο αποτελεσματικοί και ποιο οικονομικοί από εσάς στο να χειριστούν μια λειτουργία της εταιρεία σας;

Αυτοί είναι πέντε βασικοί παράγοντες που πρέπει να ληφθούν υπόψη για την κλιμάκωση μιας επιχείρησης. Η επιτυχία εξαρτάται από τη δική σας  μεθοδευμένη αντιμετώπιση μιας τέτοιας πρόκλησης.

Πηγή: Ελεύθερη απόδοση στα Ελληνικά δεδομένα από μέλη του ΚΕΜΕΛ  https://www.score.org/blog/how-scale-business