Κατά την καθημερινή λειτουργία της  επιχείρησής εμπλέκονται με αρμονία πολλά πράγματα, άλλα μετακινούμενα και άλλα σταθερά.

Τα πάγια περιουσιακά στοιχεία και το απόθεμα προϊόντων στην αποθήκη αποτελούν τα βασικά συστατικά της επιχείρησης.

Πριν μπούμε σε θέματα διαχείρισής τους, ας δούμε πρώτα δύο  ορισμούς:

• Πάγια Περιουσιακά στοιχεία (assets)  - τι έχετε στην κατοχή σας για μεγάλο χρονικό διάστημα

• Απόθεμα (inventory)  - αυτά που προορίζονται για πώληση

Τα μεν πρώτα χρησιμεύουν για να λειτουργήσει η επιχείρηση ενώ τα δεύτερα αποτελούν εκείνα που, με την "κίνησή τους", παράγουν έσοδα και έξοδα για αυτήν και συνεπώς έχουν επίπτωση στα κέρδη ή τις ζημίες της επιχείρησης.

Η οργάνωση της αποθήκης και η διαχείριση των πρώτων υλών, των τελικών προϊόντων και των εμπορευμάτων που βρίσκονται στην αποθήκη ή στον χώρο παραγωγής καθώς και των εμπορευμάτων στα ράφια λιανικής πώλησης - μπορεί να είναι δύσκολη υπόθεση, ειδικά αν αφορά ένα  μεγάλο πλήθος υλικών. Είναι κατανοητό ότι γίνεται πιο περίπλοκο εάν προσπαθείτε να τα παρακολουθήσετε  και να έχετε σωστή εικόνα με χειρόγραφες διαδικασίες ή έστω μέσω ενός απλού προγράμματος  Η/Υ. Η χειρότερη περίπτωση είναι να μην τα παρακολουθείτε καθόλου, πράγμα που δεν είναι καθόλου σπάνιο στις μικρές επιχειρήσεις.

Σύμφωνα με μία σχετική  έρευνα για τις Μικρές Επιχειρήσεις που έγινε στις ΗΠΑ:

• Το 48% των μικρών επιχειρήσεων δεν κάνουν τακτικά απογραφή ούτε  καν χρησιμοποιούν καθημερινά έστω χειρόγραφες διαδικασίες στην αποθήκη τους, αλλά δουλεύουν "από μνήμης".

• Το 55% των μικρών επιχειρήσεων χρησιμοποιούν χειρόγραφο σύστημα διαχείρισης των πάγιων περιουσιακών τους στοιχείων  ή δεν τα παρακολουθούν καθόλου.

Εάν κάτι τέτοιο  ισχύει  στην επιχείρησή σας, τότε δεν μπορείτε να εμπιστευτείτε τα στοιχεία  πωλήσεων. Χωρίς ένα αυτοματοποιημένο και αξιόπιστο σύστημα παρακολούθησης των κινήσεων της αποθήκης , ανθρώπινα λάθη  μπορεί να συσσωρεύονται με την πάροδο του χρόνου, και να οδηγούν σε ανακριβείς αναφορές και να απογοητεύουν τη διοίκηση που θα  βλέπει τις πωλήσεις να πέφτουν και την περιουσία της εταιρίας  να μειώνεται χωρίς να μπορούν να κατανοήσουν την αιτία. Και παράλληλα, η ικανοποίηση των πελατών  θα πέφτει κάθε φορά που το αγαπημένο τους προϊόν δεν είναι στο απόθεμα και δεν είστε σε θέση να τους το προμηθεύσετε.

Διαχείριση πάγιων περιουσιακών στοιχείων – Πόσο σημαντική είναι;

Τα πάγια περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας σας είναι σημαντικά για την λειτουργία της. Τα αντικείμενα που κατέχει η εταιρεία σας είναι αναγκαία για  τις καθημερινές λειτουργίες της – από ηλεκτρομηχανολογικό εξοπλισμό και εργαλεία, σε καρέκλες και υπολογιστές στα γραφεία σας,  μέχρι έξυπνα τηλέφωνα και ειδικό εξοπλισμό για την αποθήκη και τους εργαζόμενούς σας εντός ή εκτός της εταιρίας. Εάν  δεν έχετε μία αναλυτική, επακριβή και ενημερωμένη εικόνα για τα εν λόγω περιουσιακά σας στοιχεία κατά πάσα πιθανότητα δεν θα τα βρίσκετε όταν τα χρειάζεστε, η θα χάσετε  κάποια. Ενδεχομένως κάποια από τα ακριβά αντικείμενα να τα ξεχάσετε να παλαιώσουν και να ξεπεραστούν τεχνολογικά. Αυτό μπορεί να σας κοστίσει σε χρόνο και σε χρήμα.

Η επιχείρησή σας μπορεί να βελτιώσει σημαντικά τις οικονομικές της επιδόσεις ακολουθώντας μερικούς απλούς κανόνες σωστής διαχείρισης:

Μηχανογραφημένη  διαχείριση των περιουσιακών σας στοιχείων: Ένα σύγχρονο  σύστημα διαχείρισης των περιουσιακών σας στοιχείων  επιτρέπει την πρόσβαση σε αξιόπιστα αρχεία σε πραγματικό χρόνο στους υπαλλήλους σας που μπορούν να το χρησιμοποιούν ταυτόχρονα. Το σύστημα  βασίζεται σε μια ολοκληρωμένη βάση δεδομένων και όχι σε πολλαπλά φύλλα εργασίας (πχ excel) . Τα δεδομένα σας παραμένουν ακριβή και οι όποιες αναφορές για τα περιουσιακά σας στοιχεία βασίζονται σε ακριβείς πληροφορίες.

Τήρηση αξιόπιστων αρχείων: Με την χρήση ενός συστήματος διαχείρισης αποθήκης βασισμένου στην χρήση γραμμωτού κώδικα ( BARCODE) επιτυγχάνετε  την ακριβή καταγραφή όλων των απαραίτητων δεδομένων χωρίς σφάλματα πληκτρολόγησης.

Γρήγορη και χωρίς κόπο ενημέρωση: Πείτε αντίο στην σπατάλη ωρών που απαιτούνται για να συμπληρώσετε σωρούς υπολογιστικών φύλλων και να συγκεντρώσετε τα δεδομένα για αναφορές. Τα φιλικά προς το χρήστη εργαλεία του  συστήματος σημαίνουν ότι μπορείτε εύκολα να αντλήσετε τις χρήσιμες πληροφορίες. Μπορείτε ακόμη να προσαρμόσετε τις αναφορές ώστε να ικανοποιήσετε τις ανάγκες όσων χρειάζονται αναλυτικά στοιχεία  - ο διαχειριστής αποθήκης, ο οικονομικός διευθυντής, ο ιδιοκτήτης ,ή ο ελεγκτής της εταιρείας σας.

Εύκολη διαχείριση αιτημάτων για αλλαγές: Η καταχώρηση των αλλαγών των περιουσιακών στοιχείων θα απλοποιηθεί και θα δημιουργηθεί μια διαδικασία έγκρισης των αλλαγών. Και δεδομένου ότι τα στοιχεία θα είναι ακριβή και ενημερωμένα σε πραγματικό χρόνο, θα έχετε πάντα ένα πλήρες ιστορικό, το οποίο αποδεικνύεται ιδιαίτερα πολύτιμο κατά τη διάρκεια ενός ελέγχου.

Αυτοματοποίηση των μεταβιβάσεων των περιουσιακών στοιχείων: Η μηχανογραφημένη διαχείριση των περιουσιακών στοιχείων σας παρέχει τα εργαλεία για την εξασφάλιση της φορολογικής/λογιστικής σας συμμόρφωσης, την αύξηση της αποδοτικότητας και την εξάλειψη σφαλμάτων και καθυστερήσεων όταν πρόκειται για την μεταβίβαση περιουσιακών στοιχείων σε τρίτους.

Συντήρηση των περιουσιακών σας στοιχείων:

Βελτίωση του προϋπολογισμού για την αντικατάσταση περιουσιακών στοιχείων μέσω της ανίχνευσης της κατάστασής τους και των αναγκών συντήρησής τους με βάση τα εύχρηστα αρχεία που έχετε στη διάθεσή σας.

Σε τι κατάσταση είναι η διαχείριση των αποθεμάτων σας;

Όπως επιβάλλεται για όλα τα περιουσιακά σας στοιχεία, πρέπει οπωσδήποτε να παρακολουθείτε με επιμέλεια τα αποθέματα της επιχείρησής σας. Όταν δεν διαθέτετε μια ξεκάθαρη γνώση  σχετικά με το ποιά προϊόντα είναι διαθέσιμα προς αποστολή και ποιά δεν είναι, είναι σχεδόν αδύνατο να εξυπηρετήσετε τους πελάτες σας με τον άριστο τρόπο.

Αυτό διαπίστωσε με οδυνηρό τρόπο, ένας μεταπωλητής βιομηχανικών ηλεκτρονικών ειδών. Ακόμη και μετά από 13 χρόνια λειτουργίας της, η επιχείρηση δεν είχε καθαρή εικόνα για την κατάσταση που επικρατούσε στην αποθήκη της.
"Όταν οι αντιπρόσωποι πωλήσεων ελάμβαναν μια παραγγελία, έπρεπε να διασχίσουν την αποθήκη για να ελέγξουν αν τα αντικείμενα ήταν στην πραγματικότητα στο ράφι", δήλωσε ο βοηθός διευθυντής μάρκετινγκ και επικοινωνιών της επιχείρησης. Οι εργαζόμενοι μας έχαναν πολύ χρόνο και δεν μπορούσαν να δώσουν στους πελάτες μας την άμεση εξυπηρέτηση που τους αξίζει".

Η πώληση των εμπορευμάτων σας  είναι ο κύριος παραγωγός των εσόδων σας. Γιατί να διακινδυνεύετε να χάσετε τις πωλήσεις απλά και μόνο επειδή δεν ξέρετε τι έχετε στα ράφια της αποθήκης σας;

Τα πλεονεκτήματα ενός συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων με χρήση γραμμωτού κώδικα (barcode) για την αποθήκη και τις πωλήσεις:

Έλεγχος / αποφυγή των κλοπών: Χωρίς ακριβή έλεγχο των αποθεμάτων, είναι αδύνατο να γνωρίζετε έγκαιρα εάν τα υλικά που λείπουν έχουν τοποθετηθεί σε λάθος θέση  ή αν έχουν κλαπεί από πελάτες είτε από υπαλλήλους. Δηλαδή, θα είναι πολύ αργά  όταν το μάθετε και θα πρέπει να υποστείτε την ζημιά από την απώλειά τους.

Βελτίωση της ικανοποίησης του πελάτη: Πάντα έχετε ένα δυσαρεστημένο πελάτη όταν δεν βρίσκει  το αγαπημένο προϊόν του. Αντιμετωπίστε το θέμα αυτό, γιατί  η εταιρεία σας έχει πολύ ανταγωνισμό και αυτός ο πελάτης  μπορεί να προσφύγει αλλού, αν δεν μπορείτε να ικανοποιήσετε την ανάγκη του. Ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων βοηθάει να προσδιορίσετε άμεσα αν ένα προϊόν / εμπόρευμα είναι σε απόθεμα και σας βοηθά να το εντοπίσετε πιο εύκολα μέσα στην αποθήκη. Και, φυσικά, είναι σε θέση να παρακολουθεί ποια εμπορεύματα είναι εκτός αποθέματος και παρέχει όλες τις σχετικές πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την τοποθέτηση νέας παραγγελίας ώστε να γίνει έγκαιρη αναπλήρωση του αποθέματος.

Ακριβής οικονομική διαχείριση: Δεν έχει νόημα να περνάει ένας χρόνος χωρίς να γνωρίζετε την οικονομική υγεία της εταιρείας σας. Τα σύγχρονα μηχανογραφημένα συστήματα απογραφής σας βοηθούν να παρακολουθείτε τον τρόπο που λειτουργεί η αποθήκη σας, επιτρέποντάς σας να έχετε πρόσβαση σε ακριβείς μετρήσεις σε πραγματικό χρόνο όλο το χρόνο. Έτσι, δεν υπάρχουν ποτέ εκπλήξεις.

 Παρακολούθηση των πωλήσεων των προϊόντων: Από έτος σε έτος, είναι εξαιρετικά σημαντικό  να γνωρίζουμε ποιό εμπόρευμα  επιτυγχάνει καλές πωλήσεις και ποιό όχι. Αυτές οι πληροφορίες μάς βοηθούν να σχεδιάσουμε και να λάβουμε πιο τεκμηριωμένες επιχειρηματικές αποφάσεις για το μέλλον. Έτσι αποφεύγονται οι απώλειες που οφείλονται στα προϊόντα που κάθονται στα ράφια για πάρα πολύ καιρό ή οι απώλειες πωλήσεων επειδή τα προϊόντα πωλούνται πολύ γρήγορα, τα ράφια αδειάζουν και δεν είναι διαθέσιμα την στιγμή που τα ζητούν οι πελάτες.
Με την εγκατάσταση ενός σωστού συστήματος και την βελτίωση της διαχείρισης των αποθεμάτων σας θα έχετε άμεσα οικονομικά οφέλη. Η επιχείρησή σας θα αποσβέσει σύντομα το κόστος αυτής της επένδυσης μέσα από τον καλύτερο έλεγχο των περιουσιακών σας στοιχείων και του αποθέματος και θα βελτιώσει τις προοπτικές της για επιτυχία στο μέλλον.

Πηγή: Ελεύθερη απόδοση στα Ελληνικά δεδομένα από μέλη του ΚΕΜΕΛ

https://www.score.org/blog/inventory-vs-asset-management-whats-difference