Η συνέντευξη αποτελεί το σημαντικώτερο και συνηθέστερο εργαλείο της επιλογικής διαδικασίας προσωπικού σε όλες τις επιχειρήσεις, ανεξαρτήτου μεγέθους. Οι μικρές επιχειρήσεις συνήθως χρησιμοποιούν τη συνέντευξη ως το μοναδικό εργαλείο επιλογής.

Ποιοι είναι οι στόχοι της συνέντευξης;

Ο κύριος στόχος της συνέντευξης είναι να προβλεφθεί η μελλοντική εργασιακή απόδοση του υποψηφίου με βάση τις προφορικές απαντήσεις του. Η συνέντευξη, διάρκειας 30’ έως 1 ώρα περίπου, διεκπεραιώνεται με διερευνητικές ερωτήσεις για:

• την επιβεβαίωση και διευκρίνηση των στοιχείων που περιλαμβάνονται στο βιογραφικό σημείωμα και την αποκάλυψη πιθανών κενών περιόδων ή την αρνητική εκδοχή επιβλαβών στοιχείων από το ιστορικό του υποψήφιου

• τη συλλογή πληροφοριών προκειμένου να προβλεφθεί πόσο επιτυχημένο θα αποδειχθεί το άτομο στη διεκπεραίωση της εργασίας του με τη μέτρηση των ικανοτήτων και χαρακτηριστικών

• να αξιολογηθεί αν ταιριάζει στην ομάδα από πλευράς γενικώτερης εμφάνισης, τρόπου επικοινωνίας, ομαδικότητας, στάσεων κλπ. («χημεία»)

• να δώσει στον υποψήφιο επαρκείς πληροφορίες για τη θέση και για την επιχείρηση, ούτως ώστε να μπορεί και ο ίδιος ο υποψήφιος να αποφασίσει   αν του ταιριάζει ο εργοδότης

• να δώσει στους υποψηφίους την αίσθηση δίκαιης αντιμετώπισης και ό,τι τους δίνεται μια ευκαιρία να μιλήσουν για τον εαυτό τους και τα προσόντα τους, αλλά και τους προσωπικούς τους στόχους και φιλοδοξίες

Με ποιο τρόπο γίνονται οι συνεντεύξεις;

• Πρόσωπο με πρόσωπο ή μέσω Skype ή τηλεφώνου (ανάμεσα στον υποψήφιο και ένα ή δύο μέλη της επιχείρησης)

• Σε πάνελ (συμμετοχή περισσότερων προσώπων με ένα εξ αυτών ως διευθύνοντα της διαδικασίας)

• Ομαδική (ομάδα υποψηφίων εξετάζεται ταυτόχρονα από έναν ή περισσότερους συνεντευκτές)

• Διαδοχική (περισσότερες της μιας συνεντεύξεις με διαφορετικό συνεντευκτή κάθε φορά)

• Άλλη, άτυπη (π.χ. συζήτηση με τη μορφή γεύματος/δείπνου εργασίας)

Οι δομημένες συνεντεύξεις έχουν μεγαλύτερη μέση εγκυρότητα απ’ ότι οι αδόμητες,  ελεύθερες συνεντεύξεις σχετικά με την πρόβλεψη της εργασιακής απόδοσης.

Κατευθυντήριες αρχές για τη διεξαγωγή μιας συνέντευξης

Ακολουθούν  μερικές οδηγίες και κατευθυντήριες γραμμές για τον τρόπο διεξαγωγής μιας συνέντευξης κατά την επιλογική διαδικασία:

• Διαμόρφωση καλού κλίματος και καλής επικοινωνίας. Είναι πολύ χρήσιμο και θετικό να δημιουργηθεί ένα ευχάριστο και χαλαρό κλίμα, περιορίζοντας έτσι το άγχος που συνήθως έχει ο υποψήφιος, ξεκινώντας με μια σύντομη παρουσίαση της επιχείρησης και ειδική αναφορά στη θέση εργασίας και το εργασιακό περιβάλλον.

• Στη συνέχεια, επισκόπηση της αίτησης και του βιογραφικού του υποψήφιου, σημειώνοντας τυχόν σημεία που απαιτούν διευκρίνιση ή που υποδηλώνουν ισχυρά χαρακτηριστικά ή αδυναμίες

• Κατόπιν ακολουθεί η διατύπωση ερωτήσεων με βάση το πλάνο που έχει προετοιμασθεί (ερωτήσεις που θα τεθούν στον υποψήφιο)

• Χρησιμοποιούνται ίδιες ερωτήσεις με όλους τους υποψήφιους

• Οι ερωτήσεις βασίζονται σε πραγματικά καθήκοντα της θέσης εργασίας και του εργασιακού περιβάλλοντος

• Επιλογή αντικειμενικών κριτηρίων αξιολόγησης

• Δηλώνεται στον υποψήφιο ότι θα γίνει έλεγχος και αξιολόγηση όλων των αναφορών/απαντήσεων του

• Κρατούμε σημειώσεις στη διάρκεια της συνέντευξης

• Χρησιμοποιούμε μια βαθμολογική κλίμακα για να βαθμολογήσουμε τις απαντήσεις

• Ολοκλήρωση της συνέντευξης

• Επισκόπηση της συνέντευξης

Είναι πολύ σημαντικό ο συνεντευκτής να διαθέτει γνώσεις και εμπειρία για τον τρόπο διεξαγωγής και αξιολόγησης μιας συνέντευξης, σε αντίθετη περίπτωση θα πρέπει οι συνεντευκτές να εκπαιδευτούν.

Παραδείγματα γενικών ερωτήσεων που θέτουν συχνά οι εργοδότες

• Μιλήστε μου για εσάς, περιγράψτε τον ευατό σας με λίγες λέξεις

• Ποιά θεωρείτε τα πιο δυνατά σας σημεία

• Ποιά θεωρείτε τα πιο αδύνατα σας σημεία

• Γιατί θέλετε να δουλέψετε μαζί μας;

• Γιατί ενδιαφέρεστε γι' αυτή τη θέση;

• Γιατί να προσλάβω εσάς ειδικά;

• Ποιό είναι το μεγαλύτερο προσόν σας;

• Μιλήστε μου για κάποιο πρότζεκτ σας που πέτυχε και κάποιο που δεν πήγε τόσο καλά, τι έφταιξε;

• Γιατί θέλετε να αφήσετε την παρούσα εργασία σας για εμάς ή γιατί αποχωρήσατε από την εργασία σας;

• Ποιός ρόλος θεωρείτε ό,τι σας ταιριάζει περισσότερο

• Περίγραψτε μια επιτυχία σας που έτυχε της αναγνώρισης

• Πέστε μου μια κατάσταση στην εργασία σας όπου νοιώσατε μεγάλη απογοήτευση

• Πέστε μου τι θέλετε να έχετε πετύχει σε 5 χρόνια και πώς φαντάζεστε τον εαυτό σας, μιλήστε για τους στόχους σας  

• Τι οικονομικές απαιτήσεις έχετε;

• Έχετε να προσθέσετε κάτι άλλο που θα θέλατε να γνωρίζουμε για εσάς

• Πέστε μου κάτι σημαντικό που παραλείψατε να αναφέρετε στο βιογραφικό σας

Συνήθη λάθη στις συνεντεύξεις και στην αξιολόγηση

• Επιπόλαιη κρίση 

• Τονισμός των αρνητικών σημείων

• Μη γνώση της  συγκεκριμένης θέσης εργασίας

• Μη γνώση διεξαγωγής σωστής συνέντευξης

• Διαστρέβλωση ή λάθος αντίληψη των απαντήσεων και της όλης παρουσίας του υποψηφίου

• Επίδραση της μη λεκτικής συμπεριφοράς

• Ελκυστικότητα και μη (συμπάθεια/αντιπάθεια)

• Ένα και μόνο θετικό ή αρνητικό χαρακτηριστικό του υποψηφίου μπορεί   να αποκτήσει δυσανάλογα μεγάλη σημασία

• Πρώτη εντύπωση, συνήθως δύσκολα ανατρέπεται στη διάρκεια της   συνέντευξης

• Τα αποτελέσματα είναι πολύ πιθανό να είναι μεροληπτικά λόγω κοινωνικών  στερεότυπων (κοινωνικές ομοιότητες και διαφορές κλπ.)

• Αναπόφευκτα, την αξιολόγηση κάθε υποψηφίου επηρεάζουν και οι   προηγούμενοι που ενδεχόμενα εξετάστηκαν, με αρνητικές επιπτώσεις   στην αντικειμενικότητά της

• Μπορεί να δοθεί ιδιαίτερο βάρος σε αρνητικές ενδείξεις και αποβαίνει σε βάρος της αξιολόγησης των επιθυμητών χαρακτηριστικών του υποψηφίου

• Αρκετές φορές οι αξιολογητές λόγω έλλειψης εκπαίδευσης και κυρίως εμπειρίας δεν μπορούν να αξιολογήσουν τη γλώσσα του σώματος σωστά

Συνήθως αξιολογείται πολύ θετικά αν ο υποψήφιος ....

• Δείχνει αυτοπεποίθηση και πειστικότητα ό,τι διαθέτει τα εφόδια που απαιτεί η θέση εργασίας

• έχει ενθουσιασμό και πάθος για την εργασία και για τους ρόλους που αναλαμβάνει

• είναι πρόθυμος/η να καταβάλει μεγάλη προσπάθεια και σκληρή δουλειά όταν χρειάζεται

• δείχνει ευελιξία και την αίσθηση να νιώσει την εταιρεία δική του

• έχει θετική στάση, δηλαδή «μπορώ και θα το κάνω»

• παίρνει πρωτοβουλίες και διαθέτει ομαδικό πνεύμα

• διαφαίνεται να έχει ηγετικές ικανότητες, αποφασιστικότητα και λειτουργεί αποτελεσματικά σαν μέλος ομάδας

• μπορεί να παρακινεί άτομα να πετύχουν τους στόχους

• είναι εξωστρεφής και έχει επικοινωνιακές ικανότητες

• έχει αξίες, αρχές, (συνέπεια, σεβασμό, εντιμότητα, κλπ.)

Στην περίπτωση που έχει διαμορφωθεί μια καλή και πειστική εικόνα για τον υποψήφιο και έχει αποφανθεί από τη διαδικασία ό,τι ο συγκεκρκιμένος υποψήφιος είναι τελικά ο καταλληλότερος, είναι ευνόητο ότι πρέπει να ζητηθεί και να συμφωνηθούν οι όροι εργασίας, πρωτίστως το ύψος των αποδοχών, αλλά και τα επιπλέον κίνητρα που πιθανόν προσφέρει ή προτίθεται να προσφέρει στους εργαζομένους η επιχείρηση, πχ. χρηματικά (bonus παραγωγικότητας), κουπόνια, ελαστικότητα ωραρίου, χρόνος άδειας κλπ.

Στο κλείσιμο της συνέντευξης ρωτήστε τον υποψήφιο αν μετά τη συνέντευξη αυτή έχει πραγματικά καταλάβει τι ακριβώς ζητάει επιχείρηση και τι απαιτεί η θέση εργασίας, αν το ενδιαφέρον του ενισχύθηκε με τη συζήτηση/γνωριμία αυτή ή είναι πιο σκεπτικός, αν έχει απορίες και φυσικά για τη διαθεσιμότητά του (δηλαδή πότε μπορεί να ξεκινήσει), είτε γιατί εργάζετε ήδη κάπου αλλού είτε λόγω άλλων προσωπικών υποχρεώσεων.

Πηγή: Δημήτρης Γρέβιας, μέλος του ΚΕΜΕΛ και ειδικός στη Διαχείριση Ανθρώπινου Δυναμικού σε συνεργασία με συναδέλφους του ΚΕΜΕΛ