Η διαφορά μεταξύ ταμειακής και βάσει δεδουλευμένων Λογιστικής έγκειται στην χρονική στιγμή που γίνεται η εγγραφή των πωλήσεων και αγορών/εξόδων στα βιβλία της εταιρίας.

Η ταμειακή λογιστική αναγνωρίζει έσοδα και έξοδα μόνο όταν τα μετρητά  αλλάζουν χέρια. Αντίθετα, η βάσει δεδουλευμένων λογιστική αναγνωρίζει τα έσοδα την στιγμή που πραγματοποιείται η πώληση και η τιμολόγηση της (και όχι όταν γίνει η πληρωμή ). Παρομοίως, τα έξοδα αναγνωρίζονται όταν προκύπτουν και τιμολογηθούν (και όχι όταν πληρωθούν).

Πιο αναλυτικά:

Ταμειακή Λογιστική (Cash Basis Accounting)

Η ταμειακή λογιστική είναι απλή: βασίζεται στα μετρητά, δηλαδή όταν εισπράττονται χρήματα τα αναγνωρίζετε ως έσοδα, και όταν δαπανάτε τα αναγνωρίζετε ως έξοδα. Οι εισπράξεις εξισούνται προς τις πωλήσεις. Οι πληρωμές εξισούνται προς τις δαπάνες (εννοείται ότι πρόκειται για επιχειρηματικό έξοδα).

Η ταμειακή λογιστική είναι σχετικά εύκολη, αλλά μπορεί να σας δημιουργήσει προβλήματα. Εάν μια επιχείρηση βασίζει την λογιστική της στα μετρητά και πραγματοποίησε τιμολογήσεις στο τέλος του έτους, όλο το εισόδημα θα φορολογηθεί όταν εισπραχθεί στο επόμενο έτος. Αυτό μπορεί να είναι αποδεκτό για ένα τιμολόγιο της 31 Δεκεμβρίου, αλλά τι γίνεται με ένα τιμολόγιο από τον Σεπτέμβριο το οποίο ο πελάτης αποφεύγει να το πληρώσει μέχρι τον Φεβρουάριο του επομένου έτους; Δεδομένου ότι η πληρωμή θα γίνει τόσο αργά, ίσως να έχετε ξεχάσει ότι πρόκειται για εισόδημα του νέου έτους.

Λογιστική δεδουλευμένων εσόδων/εξόδων (accrual basis accounting)

Η λογιστική με βάση τα δεδουλευμένα έσοδα/έξοδα είναι λίγο διαφορετική. Σύμφωνα με αυτήν  τα έσοδα αναγνωρίζονται όταν τιμολογούνται και τα έξοδα αναγνωρίζονται όταν λάβετε τιμολόγιο. Η πραγματική ημερομηνία είσπραξης ή εκταμίευσης μετρητών δεν λαμβάνεται υπόψη παρά μόνο στον ταμειακό σας προγραμματισμό (Cash flow).

Στη διάρκεια του έτους αυτό δεν έχει τεράστια διαφορά. Λαμβάνετε ένα λογαριασμό τον Ιανουάριο και τον πληρώνετε τον Φεβρουάριο ή ένας πελάτης σας πληρώνει τον Απρίλιο για ένα τιμολόγιο που στείλατε τον Μάρτιο.

Ωστόσο, οι διακυμάνσεις στην αρχή ή στο τέλος του έτους μπορεί να επηρεάσουν τη φορολογική σας υποχρέωση. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία σας χρησιμοποιεί λογιστική δεδουλευμένων και στις 31 Δεκεμβρίου αποστέλλετε κάποια τιμολόγια συνολικού ύψους 20.000 ευρώ. Δεν υπάρχει περίπτωση να εισπράξετε αυτά τα χρήματα μέσα στο έτος, αλλά με αυτήν την τιμολόγηση δείχνετε ότι έχετε αποκτήσει αυτό το έσοδο και έτσι το σύνολο των 20.000 ευρώ είναι φορολογητέο κατά το τρέχον έτος. Αν η χρονιά ήταν κακή από πλευράς εσόδων, ίσως αυτό δεν σας πειράζει. Αλλά αν η χρονιά ήταν πλούσια σε έσοδα τότε το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι μεγαλύτερο εισόδημα! Αυτή η τιμολόγηση σημαίνει ότι ο φόρος είναι οφειλόμενος στο τρέχον έτος  και όχι στο επόμενο.  Περισσότεροι φόροι και νωρίτερα.

Συμπέρασμα

Καμία από τις  παραπάνω λογιστικές μεθόδους  δεν είναι πολύ δύσκολο να αντιμετωπιστούν, αλλά απαιτείται η σωστή υποδομή και φορολογικός προγραμματισμός. Αν χρησιμοποιείτε, για παράδειγμα, μόνο το υπόλοιπο του τραπεζικού λογαριασμού σας ως βαρόμετρο για τους φόρους σας, τότε μπορεί να βρεθείτε προ δυσάρεστων εκπλήξεων την άνοιξη που θα  υποβάλλετε τη φορολογική σας δήλωση. Γι’ αυτό χρειάζεται ο σωστός σχεδιασμός και ενδεχομένως η συμβουλή ειδικού. Χωρίς αυτά θα μπορούσατε να πληρώσετε υψηλούς και περιττούς φόρους.

Ο επιχειρηματίας θα πρέπει να συμβουλευτεί το φορολογικό του σύμβουλο για ποια λογιστική μέθοδο θα ακολουθήσει σε συνδυασμό με το τύπο και νομικό πρόσωπο της εταιρία του. Σημειώνεται πάντως ότι  το Ελληνικό Ενιαίο Λογιστικό Σχέδιο υποχρεώνει την επιχείρηση να τηρεί την Λογιστική των δεδουλευμένων εσόδων/εξόδων. 

Σε μια τυπική μικρή επιχείρηση, ο επιχειρηματίας εναποθέτει την τήρηση των βιβλίων στον Λογιστή του ο οποίος κάνει τις λογιστικές εγγραφές συνήθως μια  χρονική υστέρηση. Είναι όμως αμφίβολο αν ο επιχειρηματίας έχει την ετοιμότητα να ενημερώνει άμεσα τον ταμειακό του προγραμματισμό για αποφυγή εκπλήξεων,  γιατί  δεν επανέρχεται συχνά στα βιβλία για να ελέγξει πότε θα εισπραχθούν πωλήσεις η θα πληρωθούν έξοδα. Άρα, άσχετα με την λογιστική μέθοδο που ακολουθεί η εταιρία, ο έγκαιρος ταμειακός προγραμματισμός αποτελεί βασικό μέλημα για τον επιχειρηματία. 

Πηγή: Ελεύθερη απόδοση στα Ελληνικά δεδομένα από μέλη του ΚΕΜΕΛ https://www.score.org/blog/accrual-basis-vs-cash-basis-accounting