Η κατάρτιση και κατανόηση του Ισολογισμού αποτελεί συνήθως μια πρόκληση για τους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων. Αν, μάλιστα, δεν έχετε ποτέ παρακολουθήσει εισαγωγικά μαθήματα στα Χρηματοοικονομικά και δεν γνωρίζετε τις λεπτομέρειες των αποκαλούμενων «Οικονομικών Καταστάσεων», δεν είναι διόλου παράξενο να νοιώθετε ιδιαίτερα ανασφαλείς, τουλάχιστον στην αρχή που θα ασχοληθείτε με αυτόν. 

Σ’ αυτό το σύντομο σημείωμα θα εξηγήσω τι είναι ο Ισολογισμός, πόσο χρήσιμος είναι για την επιχείρησή σας και ποια είναι τα κύρια στοιχεία που περιλαμβάνει.

Και πρώτα απ’ όλα, τι είναι ο Ισολογισμός;

Ο Ισολογισμός είναι μία από τις τρείς βασικές, θεμελιώδεις, Οικονομικές Καταστάσεις που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση της «οικονομικής υγείας» της επιχείρησής σας. Οι άλλες δύο είναι, τα Αποτελέσματα Χρήσεως και ο Πίνακας Ταμειακών Ροών.

Πρέπει να τον αντιληφτείτε τον Ισολογισμό σαν μια φωτογραφία που καταγράφει, απαθανατίζει, σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή, την οικονομική κατάσταση της επιχείρησής σας – το τι είναι δικό σας και το τι χρωστάτε σε άλλους, Αλλά, όπως προαναφέρθηκε, σε μια συγκεκριμένη χρονική στιγμή, δηλαδή, συνήθως, στο τέλος ενός μηνός ή ενός τριμήνου ή ενός έτους.

Το τι είναι δικό σας, τα πράγματα που σας ανήκουν αποκαλούνται, συλλογικά,  «Το Ενεργητικό» (της επιχείρησης). Πράγματα όπως, μετρητά στο ταμείο και στην Τράπεζα, αποθέματα πρώτων υλών και έτοιμων εμπορευμάτων, οχήματα, μηχανήματα, κτήρια και απαιτήσεις από τους πελάτες σας που είναι χρήματα που σας οφείλουν για αγορές προϊόντων σας αλλά δεν τις εξόφλησαν ακόμη την στιγμή που καταρτίζεται ο Ισολογισμός.

Το τι χρωστάτε σε άλλους αποκαλείται, συλλογικά, «Το Παθητικό» (της επιχείρησης). Πράγματα όπως, πιστωτές που είναι αγορές που κάνατε για την λειτουργία της επιχείρησης αλλά δεν τις εξοφλήσατε ακόμη την στιγμή που καταρτίζεται ο Ισολογισμός, φόροι που οφείλετε στο Δημόσιο ή στην Τοπική Αυτοδιοίκηση, ΦΠΑ, εργατικές και εργοδοτικές εισφορές και δάνεια, ενυπόθηκα ή μη, προς τράπεζες ή άλλους φορείς. 

Η διαφορά μεταξύ αυτών που είναι δικά σας (το Ενεργητικό) και αυτών που χρωστάτε σε άλλους (το Παθητικό) ονομάζεται «Καθαρή Αξία» ή πιο συχνά, «Καθαρή Θέση». Είναι η καθαρή περιουσία της επιχείρησης και, φυσικά, των ιδιοκτητών της. Με άλλα λόγια, αφού πληρωθούν όλα τα όσα οφείλονται στους άλλους και όλες τους οι απαιτήσεις ικανοποιηθούν, ό,τι παραμείνει στην επιχείρηση ανήκει στους ιδιοκτήτες της.

Ποιό είναι το όφελος του Ισολογισμού για την επιχείρησή μου;

Ο Ισολογισμός σου δίνει, με μια ματιά, την εικόνα της οικονομικής δυνατότητας που έχει (ή δεν έχει) η επιχείρησή σου για να επεκταθεί και να διαχειρισθεί με επιτυχία τις φυσιολογικές διακυμάνσεις των χρηματικών εισροών και εκροών, δηλαδή, τις εισπράξεις και τις πληρωμές. Σου δίνει την κρίσιμη πληροφόρηση αν η επιχείρησή σου χρειάζεται άμεση δράση για αύξηση του ταμειακού της αποθέματος.  

Ο Ισολογισμός είναι το λειτουργικό εργαλείο που σου επιτρέπει να αντιληφθείς  πού πρέπει να επικεντρώσεις τη προσοχή σου: να ενεργήσεις για να συλλέξεις, εγκαίρως, τις οφειλές των πελατών σου, να διαχειρισθείς τα αποθέματα πρώτων υλών και εμπορευμάτων, η  και τον βέλτιστο τρόπο και χρόνο που θα εξοφλείς τους προμηθευτές σου.

Πώς μπορείς να χρησιμοποιήσεις τον Ισολογισμό για να διοικήσεις την επιχείρησή σου;

Όταν χρησιμοποιείς τον Ισολογισμό σαν εργαλείο διοίκησης της επιχείρησής σου, πρώτα απ’ όλα θα εξετάσεις τα δύο βασικά στοιχεία του Ενεργητικού, το Κυκλοφορούν Ενεργητικό και το Πάγιο Ενεργητικό.

Ξεκινάμε με το Ενεργητικό:

Α. Κυκλοφορούν Ενεργητικό είναι οποιοδήποτε περιουσιακό στοιχείο που μπορεί να μετατραπεί σε μετρητό χρήμα μέσα στους επόμενους 12 μήνες, όπως :

• Μετρητά στο Ταμείο και στην Τράπεζα. Παρακολουθώντας πολύ στενά τις αυξομειώσεις των μετρητών και προσπαθώντας να προβλέψεις πώς θα εξελιχθεί αυτό το κρίσιμο μέγεθος στην επόμενη ή, καλύτερα, στις επόμενες τέσσερεις εβδομάδες, θα σου επιτρέψει να γνωρίζεις αν θα έχεις αρκετά διαθέσιμα χρήματα για καταβολές μισθών και ημερομισθίων, για εξόφληση των διαφόρων πιστωτών σου καθώς και την δυνατότητα να πάρεις και την αμοιβή σου.  

• Απαιτήσεις από Πελάτες. Έκανες πωλήσεις προϊόντων ή υπηρεσιών με πίστωση στους πελάτες σου για τις οποίες, όμως, κατέβαλες στους δικούς σου προμηθευτές το τίμημα, το κόστος αγοράς και παραγωγής και τώρα αναμένεις να πληρωθείς μέσα στις συμφωνημένες χρονικές προθεσμίες; Ο Ισολογισμός θα σου επιτρέψει να ελέγξεις εάν έχεις ληξιπρόθεσμες οφειλές για να επικοινωνήσεις με τους πελάτες να τους υπενθυμίσεις την υποχρέωσή τους. Για όσους πελάτες καθυστερούν συστηματικά την εξόφληση των οφειλών τους,  ίσως να αποφασίσετε να μην εγκρίνετε νέες πωλήσεις επί πιστώσει.  Μερικές επιχειρήσεις - για να ενθαρρύνουν την έγκαιρη εξόφληση των απαιτήσεών τους – προσφέρουν σχετικές εκπτώσεις στους πελάτες τους.

Η αναλυτική λίστα των απαιτήσεων που δείχνει τη συμφωνημένη ημερομηνία πληρωμής, την πραγματική ημερομηνία που πληρώθηκε και τις ληξιπρόθεσμες οφειλές ανά πελάτη επί πιστώσει, είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο για τις δέουσες παρεμβάσεις. Με την κατάσταση αυτή μπορείς επίσης να υπολογίσεις τον μέσο όρο του αριθμού των ημερών μέχρι την εξόφληση των απαιτήσεων (γνωστός ως Ημέρες Ανεξόφλητων Πωλήσεων)  και να τον συγκρίνεις με τον αντίστοιχο αριθμοδείκτη των συμφωνημένων προθεσμιών πληρωμής τους. Όσο πιο κοντά είναι οι δύο αριθμοδείκτες τόσο το καλύτερο και ασφαλέστερο για την εταιρία από πλευράς ρευστότητας. Όταν  η διαφορά τους αυξάνει σημαντικά προς το χειρότερο, τότε θα πρέπει να ληφθούν τα απαραίτητα μέτρα για το περιορισμό της.

• Αποθέματα. Αν η επιχείρησή σας έχει αποθέματα (πρώτων υλών ή εμπορευμάτων) πρέπει να είστε σε θέση να προβλέψετε, όσο είναι δυνατόν με  μεγαλύτερη ακρίβεια, τις αναμενόμενες πωλήσεις στο προσεχές μέλλον για να τις εξυπηρετήσετε, χωρίς να σας παραμείνουν αδιάθετα πλεονάσματα. Μια βιομηχανική επιχείρηση συνήθως διαχειρίζεται τρία επίπεδα αποθεμάτων -- πρώτες  ύλες, ημικατεργασμένα και τελικά προϊόντα  -- ενώ μια επιχείρηση εμπορίας,  πχ ενδυμάτων,  παρακολουθεί τα αποθέματα από πλευράς στυλ, μεγέθους, κλπ. Ένας πολύ σημαντικός αριθμοδείκτης, Ταχύτητα Ρευστοποίησης Αποθεμάτων, που εμφανίζει τον μέσο όρο των ημερών μέχρι τα  αποθέματα να μετατραπούν σε Πωλήσεις, δίνει το μέτρο της ικανότητας της διοίκησης στην κρίσιμη διαχείριση των πάσης φύσεως αποθεμάτων.

Β. Το Πάγιο Ενεργητικό είναι τα περιουσιακά στοιχεία που θα διαρκέσουν πάνω από 12 μήνες, όπως, οχήματα, μηχανήματα και κτήρια. Θα πρέπει να είναι καταγραμμένα με όλες τις λεπτομέρειές τους (ίσως να επιβάλλεται να είναι και ασφαλισμένα) και να υπόκεινται σε αποσβέσεις σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία.

Τώρα ας εξετάσουμε τους λογαριασμούς του Παθητικού.

Α. Οι πρώτοι τρείς λογαριασμοί του Παθητικού αποκαλούνται Βραχυπρόθεσμες Υποχρεώσεις και συνήθως πρέπει να εξοφληθούν μέσα στους επόμενους 12 μήνες.

• Προμηθευτές. Η συνεργασία με Προμηθευτές που σας δίνουν Πίστωση (χρονική διορία για την εξόφληση των τιμολογίων τους) για εμπορεύματα και υπηρεσίες που σας προσφέρουν είναι πάντα μια εξαιρετική εμπορική ευκαιρία. Πρέπει να παρακολουθείτε στενά αυτές τις υποχρεώσεις και να καταβάλετε κάθε προσπάθεια να εξοφλείτε μέσα στην συμφωνημένη χρονική διορία. Αν, συμπτωματικά και για σοβαρή αιτία, δεν είστε σε θέση να το κάνετε, επικοινωνήστε εγκαίρως μαζί τους και προσπαθήστε να τους πείσετε να δεχθούν μια άλλη, βέβαιη, ημερομηνία εξόφλησης. Οι Προμηθευτές συχνά προσφέρουν εκπτώσεις στις έγκαιρες εξοφλήσεις και είναι φρόνιμο, αν έχετε τα μετρητά, να εκμεταλλευθείτε αυτήν την ευκαιρία. Οι αγορές που κάνετε με εταιρικές πιστωτικές κάρτες εμπίπτουν και αυτές στις Βραχυπρόθεσμες Υποχρεώσεις.

• Φόροι. Επιβάλλεται να παρακολουθείτε στενά τον ΦΠΑ που εισπράττετε από τους Πελάτες σας. Αυτά δεν είναι δικά σας χρήματα, ενεργείτε στην περίπτωση αυτή ως φοροσυλλέκτης του Κράτους. Το ίδιο ισχύει και για τις εργατικές εισφορές που παρακρατούνται από τους μισθούς των υπαλλήλων και εργατών σας. Αν μάλιστα συνεργαστείτε με εταιρεία που αναλαμβάνει τη διεκπεραίωση μισθοδοσίας τρίτων,  θα απαλλαγείτε από αυτήν την χρονοβόρα, γραφειοκρατική μέριμνα και θα παραμείνετε προσηλωμένος στην παραγωγική λειτουργία της επιχείρησής σας.

• Δάνεια. Αν έχετε συνάψει δάνειο που οφείλετε να το εξοφλήσετε μέσα στους 12 επόμενους μήνες, η θέση του είναι στις Βραχυπρόθεσμες Υποχρεώσεις του ισολογισμού.

Β. Μετά τις Βραχυπρόθεσμες Υποχρεώσεις, εμφανίζονται οι Μεσομακροπρόθεσμες Υποχρεώσεις που είναι, κυρίως, Μακροπρόθεσμα Δάνεια, ενυπόθηκα ή μη, των οποίων η εξόφληση επεκτείνεται πέραν των 12 μηνών

ΣΗΜ. Ένας πολύ σημαντικός Αριθμοδείκτης, που συσχετίζει το Κυκλοφορούν Ενεργητικό με τις Βραχυπρόθεσμες Υποχρεώσεις ονομάζεται Κυκλοφοριακή Ρευστότητα (διαιρούμε το Κυκλοφορούν Ενεργητικό με τις Βραχυπρόθεσμες Υποχρεώσεις). Αυτός ο Αριθμοδείκτης πρέπει να είναι μεγαλύτερος από την μονάδα (ιδανικός θεωρείται όταν είναι 2 και λίγο περισσότερο). Αν αφαιρέσουμε από το Κυκλοφορούν Ενεργητικό τα Αποθέματα και κάνουμε την διαίρεση τότε είναι συνήθως αποδεκτή και η μονάδα)

Το τρίτο στοιχείο του Ισολογισμού είναι εκείνο που εμφανίζει την Καθαρή Θέση της επιχείρησης.

Εκτός, φυσικά, από την προσωπική ικανοποίηση που σου δίνει το αίσθημα ότι, κάθε χρόνο, η επιτυχημένη πορεία της επιχείρησής σου, όπως την εμφανίζει ο Ισολογισμός της, αυξάνει την Καθαρή της Θέση, δηλαδή, την προσωπική σου περιουσία.   Πρέπει να έχεις υπ’ όψιν σου ότι πολύ συχνά οι Συμβάσεις Τραπεζικών Δανείων ορίζουν ότι η Καθαρή Θέση πρέπει να τηρείται σε προκαθορισμένο μέγεθος ή ποσοστό επί του συνόλου του Παθητικού. Επομένως είναι απαραίτητο  να παρακολουθείται στενά και με μεγάλη επιμέλεια η εξέλιξη της Καθαρής Θέσης για να μη σημειωθεί παράβαση των όρων του Δανείου με απρόβλεπτες και ίσως καταστρεπτικές συνέπειες (π.χ. απαίτηση της Τράπεζας για άμεση εξόφληση).  

Παράδειγμα Ισολογισμού

Παρακάτω είναι ένα απλοποιημένο παράδειγμα Ισολογισμού (σε ευρώ), μια στιγμιαία εικόνα της οικονομικής κατάστασης μιας επιχείρησης την 31^η Μαρτίου 2017.

Σημειώστε ότι το Σύνολο του Ενεργητικού 350.000 ισούται με το Σύνολο των Βραχυπρόθεσμων και Μακροπρόθεσμων Υποχρεώσεων ΣΥΝ την Καθαρή Θέση. Δηλαδή, το Σύνολο του Ενεργητικού χρηματοδοτήθηκε κατά 170.000 από τρίτους (Πιστωτές, Φόρους, Δάνεια) και κατά 180.000 από τους ιδιοκτήτες.

Κύρια Συμπεράσματα

Ο Ισολογισμός είναι μια από τις βασικές, θεμελιώδεις Οικονομικές Καταστάσεις απαραίτητος για την επιτυχή διαχείριση της επιχείρησής σας βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα.

Ενώ, βέβαια, μπορείτε να αναθέσετε την κατάρτισή του σε έναν επαγγελματία λογιστή δεν παύει να εμφανίζει την δική σας επιχείρηση και, κατά συνέπεια, πρέπει να γνωρίζετε να τον διαβάζετε να τον καταλαβαίνετε και να τον χρησιμοποιείτε προς όφελός σας ως επιχειρηματίας.

Πηγή: Ελεύθερη απόδοση στα Ελληνικά δεδομένα από μέλη του ΚΕΜΕΛ

https://www.score.org/blog/what-balance-sheet-and-how-can-i-use-it-manag...