Στην εργασιακή καθημερινότητα και ιδαίτερα αυτής των μικρών και μικρομεσαίων επιχειρήσεων τίθεται συχνά το ερώτημα για το πως θα κάνουν με επιτυχία την επιλογή κατάλληλων, ικανών υποψηφίων σε περίπτωση που προγραμματίζεται να προσληφθεί κάποιος υπάλληλος. Αυτό που επίσης ενδιαφέρει είναι η καλύτερη φροντίδα και ο κατάλληλος χειρισμός των υπαλλήλων προκειμένου να διασφαλισθεί η μεγαλύτερη αποδοτικότητα, παραγωγικότητα και βιωσιμότητα της επιχείρηση, με ταυτόχρονη ικανοποίηση και δέσμευση των εργαζομένων.

Καλείστε λοιπόν να παίξετε με επιτυχία το ρόλο του ειδικού σε θέματα ανθρωπίνων πόρων παρότι δεν διαθέτετε το γνωστικό αντικείμενο και τα οικονομικά σας δεδομένα δεν σας επιτρέπουν την πρόσληψη κάποιου ειδικού για τα θέματα αυτά. Παρακάτω μερικές οδηγίες για βασικά, αλλά σημαντικά θέματα που πρέπει να γνωρίζετε.

Πλάνο για τις ανάγκες απασχόλησης

Θα πρέπει να καταρτίσετε ένα πλάνο για τις βραχυπρόθεσμες, μεσοπρόθεσμες και ίσως μακροπρθεσμες ανάγκες της επιχείρησής σας - πχ. για το επόμενο 3μηνο, 6μηνο, χρόνο, κλπ από σήμερα. Μήπως θα πρέπει να σκεφθείτε και το ενδεχόμενο εναλλακτικής λύσης για μια εποχική απασχόληση; Εστιάστε την προσοχή σας στο που ακριβώς χρειάζεστε βοήθεια, κάντε μια αναλυτική περιγραφή της θέσης εργασίας και των καθηκόντων και μεριμνήστε να την προσαρμόζετε κατά διαστήματα έτσι ώστε να ταιριάζει στα πλάνα σας, στις παρούσες συνθήκες αλλά και στις όποιες αλλαγές προκύπτουν.

Πρόσληψη

Όταν έρθει η ώρα να προσλάβετε το κατάλληλο άτομο είναι πολύ σημαντικό να αφιερώσετε τον απαραίτητο χρόνο για να προετοιμαστείτε επαρκώς για την όλη διαδικασία ώστε να επιλέξετε τον καλύτερο υποψήφιο για την επιχείρησή σας. Εξ ίσου σημαντικό είναι να βοηθήσετε το νέο σας υπάλληλο να προσαρμοσθεί και να ενταχθεί στην επιχείρησή σας γρήγορα και αποτελεσματικά.

Διαχείριση μισθοδοσίας και παροχών

Μετά την πρόσληψη το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι η διαχείριση της μισθοδοσίας με την καταβολή των συμφωνηθέντων, νόμιμων αποδοχών και φυσικά της απαραίτητης παρακράτησης και απόδοσης φόρου και ασφαλιστικών εισφορών στα αντίστοιχα ταμεία, αλλά και της παρακολούθησης τυχόν αλλαγών των συλλογικών συμβάσεων εργασίας ή άλλων εργασιακών, φορολογικών και ασφαλιστικών θεμάτων με αντίστοιχη προσαρμογή. Είναι χρήσιμο να γνωρίζετε που κυμαίνονται οι μισθοί στην αγορά (αντίστοιχο κλάδο και τομέα) και τι πληρώνει ο ανταγωνισμός. Επίσης, είναι πολύ σημαντικό να σκεφθείτε αν θα δώσετε πρόσθετες παροχές (δημιουργία ενός πλάνου αποδοχών και παροχών), τι είδους και σε τι ύψος θα κυμαίνονται προκειμένου να πετύχετε την καλύτερη δυνατή αποτελεσματικότητα, παραγωγικότητα αλλά και ικανοποίηση και αφοσίωση του προσωπικού σας.

Αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων

Η εμπειρία έχει δείξει πως η αξιολόγηση δεν είναι κάτι εύκολο, όμως είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο και θα πρέπει να πραγματοποιείται ανάλογα με το πότε εκτιμάτε ότι είναι πιο αποτελεσματική – πχ. ανά τρίμηνο, εξάμηνο ή έτος -. Προηγουμένως όμως συνιστάται στην αρχή του τριμήνου/ εξαμήνου ή έτους να υιοθετήσετε μια γραπτή συμφωνία των στόχων με κάθε υπάλληλο. Κατά την αξιολόγηση θα πρέπει να εστιάσετε και να συζητήσετε σε όσα έχετε συμφωνήσει και η αξιολόγηση να αφορά ακριβώς αυτά, να αποπροσωποποιείτε την κριτική σας για να αποφεύγετε πιθανές αρνητικές αντιδράσεις και συγκρούσεις, γιατί ως γνωστόν η κριτική είναι ένα ευαίσθητο και δύσκολο θέμα και δεν πρέπει αυτή να εστιάζεται στο πρόσωπο του εργαζόμενου, αλλά στο έργο του και τα αποτελέσματα της εργασίας του. Οι ετήσιες ή εξαμηνιαίες ή τριμηνιαίες αξιολογήσεις της απόδοσης των εργαζομένων θα βοηθήσουν επίσης τους υπαλλήλους σας να βελτιωθούν και να εξελιχθούν. Στόχος σας είναι να δημιουργήσετε ικανό, παραγωγικό και ικανοποιημένο προσωπικό που θα βοηθήσει την επιχείρησή σας να πετύχει τους στόχους της και να υπάρχει ένα καλό εργασιακό περιβάλλον. Να μεριμνάτε να δίνετε τακτικά απόκριση στους εργαζόμενούς σας (και όχι μόνο στην περίοδο της αξιολόγησης) γιατί αυτό βοηθά το άτομο και την ομάδα να βελτιώσει έγκαιρα πράγματα που χρειάζονται αλλαγή για να λειτουργήσει πιο αποτελεσματικά και με επιτυχία. Φροντίστε επίσης να τηρείτε αρχεία των αξιολογήσεων αυτών και για τυπικούς, νομικούς λόγους.

Επικοινωνία

Όταν επικοινωνείτε με το προσωπικό σας, να επιδεικνύετε ειλικρινές και πραγματικό ενδιαφέρον, κάτι ανάλογο που κάνετε ή πρέπει να κάνετε στην επικοινωνία με τους πελάτες και προμηθευτές σας. Να είστε συνεπείς, μην περιορίζεστε σε καθαρά τυπικές ανακοινώσεις και διατυπώσεις και να χρησιμοποιείτε απλή, σαφή και κατανοητή γλώσσα με καθαρό λόγο και σοβαρότητα σε όλα τα μηνύματα ή αιτήματα, ανακοινώσεις κλπ.

.Πηγή: Ελεύθερη απόδοση στα Ελληνικά δεδομένα  από μέλη του ΚΕΜΕΛ https://www.score.org/blog/basics-human-resources-you-should-know